Sep 22, 2017   2:46 a.m. Móric
Academic information system

uzivani_uis.html


Základní principy užívání AIS

Kapitola vysvětluje běžnému uživateli základní systém rozdělení práv v AIS Slovenské technické univerzity v Bratislavě. Značná část kapitoly se pak pro snazší orientaci uživatele na stránkách AIS zabývá členěním a popisem částí standardních stránek. Z těch zajímavých částí je to například hlavička s rychlými odkazy na některé dále popsané aplikace, část se zásadními informacemi, navigační odkazy, nápovědné texty.

Protože uživatelé v mnoha aplikacích (např. pro dohledání osob, vyučovaných předmětů) narazí na tzv. vyhledávací pole, je zde věnováno místo pro popis jeho správného použití.

V posledním odstavci je popsáno využití verze AIS bez designu, tzv. textového režimu. Její využití urychluje odezvy AIS ve chvílích velkého náporu uživatelů na AIS. Výhodou tohoto režimu je také nízká režie přenosu dat, proto je vhodný i k používání AIS přes pomalé telefonní linky nebo GPRS připojení mobilními telefony.

Systém oprávnění v AIS

Stejně jako v jiných informačních systémech i v AIS jsou definovány kategorie uživatelů, kteří smějí v systému provádět určité činnosti spojené s výkonem povolání nebo studia. Proto byl v  AIS vytvořen systém oprávnění, který umožňuje rozčlenění práv osobám pracujícím v AIS a využívajícím jeho informací. Práva práva jsou uživatelům přidělována podle rolí, které v systému zastávají, nebo jednotlivě podle potřeby.

Dvěma největšími skupinami uživatelůskupina uživatelů jsou studenti a učitelé. Jim je přidělena skupina oprávnění odpovídající jejich roli.role Role uživatele

Významnou skupinou jsou také studijní referentky, kterým přísluší práva k výkonu jejich pracovní náplně. Z ní vyplývají zejména práva ke studijní agendě.

Dalšími skupinami uživatelů jsou například: vedení univerzity a fakult systémoví integrátoři, vývojáři systému a ostatní zaměstnanci univerzity. Tyto jednotlivé uživatelské skupiny mají také určitou sadu práv, která jim po dohodě přidělují integrátoři.

Struktura stránky aplikací

struktura stránky

Styl vzhledu všech stránek je sestaven jednotně s přihlédnutím k příjemné a jednoduché práci uživatele tohoto systému, jak je vidět na obrázku  xxx. Pro porovnání vzhledu stránek různých uživatelů jsou uvedeny obrazovky integrátora a studenta – obr. OBR-NAHRADOBR-NAHRAD. Popis stránky bude demonstrován při nastavení stylu zobrazování nabídek s orámovanými sekcemi. Změnu zobrazování lze provést nastavením atributu Styl zobrazování nabídek v aplikaci Uživatelská nastavení (viz strana  ).

Hlavička stránky

stránka!hlavička

V horní části každé stránky s oficiálním designem se zobrazuje tzv. hlavička stránky, kde je uveden název Slovenské technické univerzity v Bratislavě a informačního systému, dále odkazy na webové stránky jednotlivých fakult ve formě klikacích zkratek. Dále je uveden datum, čas, jméno osoby uváděné v aktuální den v kalendáři a ikony ,  a pro přepnutí na anglickou, slovenskou nebo českou verzi AIS.

Po přihlášení do Osobní administrativy se v dolním řádku hlavičky stránky vypíše jméno přihlášeného uživatele a zobrazí se operativní ikony k návratu o stránku zpět a do Osobní administrativy. Zobrazeny jsou odkazy na aplikace elektronické kanceláře zprávy, dokumentyúkoly i s počtem nepřečtených zpráv, dokumentů a úkolů. Hodnotu počtu nepřečtených zpráv a dokumentů se doporučuje udržovat na nule.

Pokročilým uživatelům lze doporučit rychlé přepínání režimů stránek použitím URL. Odkazem http:// is.stuba.sk/en/ se nařídí práci AIS v angličtině, https:// is.stuba.sk se zobrazí úvodní stránka Osobní administrativy. Režim stránek bez designu (str.  ) se zapne přes  http:// is.stuba.sk/quick/. Všechny tyto volby jsou samozřejmě dostupné z úvodní stránky AIS http:// is.stuba.sk.

Titulek

stránka!titulek

Nad čarou oddělující hlavičku stránky od jejího těla je vždy pro snadnější orientaci uživatele uveden název aktuální stránky.

Zásadní informace

stránka!zásadní informacezásadní informace

V horní části úvodní stránky Osobní administrativy jsou průběžně zveřejňovány odkazy s velmi důležitými upozorněními (informace o plánovaném výpadku serveru, elektřiny, termíny školení, registrací, zápisů, upozornění na kontrolu osobních údajů apod.). Odkazy na nejdůležitější upozornění jsou uvedeny tučným písmem.

Kliknutím na odkaz zásadní informace se zobrazí vlastní text zprávy nebo odkaz na stránku, na které je informace umístěna (může jí být i složka Dokumentového serveru). U některých zásadních informací je možné jejich zobrazení vypnout tlačítkem . Takovou aktuální informaci lze pak vyhledat a obnovit v aplikaci Historie zásadních informací (umístěna je v sekci Osobní management) v záložce Aktuální informace kliknutím na . Zde je možné vyhledat všechny informace, které byly uživatelům dříve zobrazeny. Více je o aplikaci Historie zásadních informací uvedeno v 11. svazku dokumentace – Osobní management.

Upozornění na vložení nové zásadní informace je uživatelům zasíláno přes e-mail.

Zásadní informace jsou většinou velmi významné, proto je vhodné je pravidelně sledovat.

Blahopřání

blahopřání

Za zvláštní informaci lze považovat blahopřání k svátku a narozeninám. Svátek se zobrazuje implicitně podle slovenského kalendáře. Pokud jméno uživatele není v kalendáři uvedeno, je možné datum svátku nastavit v aplikaci Uživatelská nastavení. Blahopřání je v den svátku nebo narozenin umístěno automaticky pod zásadní informace.

Tělo stránky

stránka

Největší a nejdůležitější částí stránky jsou odkazy na vlastní uživatelské aplikace. Pro snadnější orientaci je tato část členěna podle vzájemných souvislostí aplikací do orámovaných sekcí, jak je vidět na obrázku  OBR-NAHRAD.

Pokud je zvolen styl zobrazování nabídek sekcí s odkazy pod sebou jsou odkazy na aplikace členěny podle souvislostí také do sekcí (obr.  OBR-NAHRAD). Odkazy v těchto sekcích, které jsou uvedeny na jednom řádku, jsou pro přehlednost odděleny tzv. oddělovačemoddělovač. Implicitně je nastavena dvojtečka, ale uživateli je v aplikaci uživatelská nastavení umožněna jeho změna (více o jeho nastavení je na straně  ).

Vzhled stránky Osobní administrativy lze upravit atributem Styl zobrazování nabídek v aplikaci Uživatelská nastavení (více o nastavení na straně  ). Při volbě zobrazování orámovaných sekcí s odkazy vedle sebe mohou uživatelé upravovat

zobrazení a umístění jednotlivých sekcí, počet odkazů v sekcích a způsob jejich řazení:

Navigační odkazy Zpět na …

odkaz!navigační

V dolní části každé stránky se vždy objevuje několik odkazů, které umožňují návrat o krok i více zpět. Například na obrázku  xxx je odkaz k návratu do Osobní administrativy a na hlavní stránku informačního systému.

Používání funkce Zpět na … webového prohlížeče se nedoporučuje, protože při jejím použití AIS negarantuje korektní chování.

Ikona prohlížet a editovat

ikona!prohlížetikona!editovat

Kromě ostatních navigačních ikon se v mnoha aplikacích používají ikony:

  •  prohlížet – k zobrazení evidovaných informací (například v aplikaci Harmonogram akademického roku, Orgány).

  •  editovat – umožňuje editaci (zápis nebo změnu záznamu). Běžnému uživateli se nabízí k použití například v aplikacích Vědecko-výzkumného systému, pro rezervaci místností, v  Dokumentovém serveru.

Portálové menu

menu!portálové

Portálové menu je součástí portálových aplikací. Uživatelům usnadňuje orientaci v rozsáhlých aplikacích. Příkladem portálových aplikací AIS jsou Záznamník učitele, Dokumentový serverZáznamník výzkumníka.

Obsah portálového menu vybrané aplikace se mezi dvěma uživateli může nepatrně lišit v závislosti na oprávnění uživatele v dané aplikaci.

Příklady portálového menu jsou uvedeny na následujících obrázcích  xxxxxx xxx.

Nápovědné texty

text!nápovědný

Každá stránka a formulář jsou v informačním systému většinou doprovázeny nápovědným textem, jenž má uživateli pomoci ke správným krokům, postupům a výsledkům vedoucím k úspěšné práci s jednotlivými aplikacemi.

Důkladným přečtením nápovědného textu aw předejde zbytečným dotazům na OSSA, SIF atd.
Nápovědné texty jsou mezi vývojáři běžně označovány anglickým výrazem small, protože dříve bývaly zobrazeny menší velikostí písma a odlišeny právě zelenou barvou (nyní mohou mít různou barvu).
Nápovědné texty mají v originálním designu AIS zelenou barvu. Protože je uživatelům umožněn variabilní design, mohou mít i jinou barvu.

Legenda

legenda

Legenda stručně vysvětluje význam ikon nebo značek zobrazených na stránce aplikace (obr.  xxx). V některých aplikacích je legenda dostupná až po kliknutí na odkaz Legenda, který je umístěn pod výpisem nebo tabulkou. Legenda například popisuje význam barevné značky (obr.  xxx) před jménem osoby v zobrazeném seznamu. Tyto značky zpřehledňují hlavně rozsáhlé seznamy osob tím, že barevně rozlišují příslušnost osoby k fakultě (pracovišti). Legenda je součástí každého výpisu osob nebo každého seznamu s ikonami.

Volba pracoviště a období při vyhledávání

Součástí vyhledávacího pole je seznam fakult a pracovišť univerzity (obr. xxxa). Jejich výběrem se redukuje rozsah vyhledávání, například osob, na jedno nebo více pracovišť. Výběr se provádí označením zatrhávacího pole u vybraných pracovišť ještě před stisknutím tlačítka , implicitně jsou označena všechna pracoviště.

Součástí vyhledávacího pole může být i výběr období (obr. xxxb), který se uplatní zejména při vyhledávání předmětů. Zde je implicitně označeno aktuální univerzitní období. Volba období je umožněna pouze v aplikacích, ve kterých má význam.

Identifikace osoby v AIS

identifikace osoby

Po dohledání osoby je uživatelům zjednodušena orientace v seznamu vyhovujících osob prostřednictvím barevné značky, která vyjadřuje příslušnost k pracovišti, a zkratky uvedené za jménem, jež je složena z kombinace následujících možností:

  • příslušnost osoby k fakultě – grafické vyjádření příslušnosti nemusí být přesné, protože jedna osoba může mít vztah k více fakultám, například student FEI může být současně zaměstnancem FA;

  • příslušnost k ústavu či oddělení;

  • externí poměr – u externích pracovníků je uvedena zkratka ext ;

  • zkratka studia – je uvedena u studentů.

Uživatelům s více poměry (studijní, pracovní, externí) je zkratka přidělována dle následujícího postupu:

  • všechny aktivní poměry;

  • všechny přerušené poměry, pokud není žádný aktivní ani přerušený;

  • poslední vyřazený poměr, pokud není žádný aktivní ani přerušený.

Kategorie příslušnosti externista, student, zaměstnanec jsou postaveny na stejnou úroveň.

Příklad:

  •  Ing. Peter Novák - VS FEI – osoba je zaměstnancem Výpočtového strediska na Fakulte elektrotechniky a informatiky.

  •  Ing. Vladimír Novák - ext SvF – osoba je externistou na Stavebnej fakulte.

Identifikace studenta je provedena zkratkou jeho studia, přesněji popisem studijního programu, zaměření, formy, počtu semestrů a ročníku.

Příklad:

  •   Peter Novák - MtF B-IZP komb [sem 1, roč 1] – osoba je studentem Materiálovotechnologickej fakulty, bakalářského typu studia, studijního programu Inžinierstvo životného prostredia. Studium je kombinované formy.

  •   Bc. Karla Nováková - FEI I-RE pres [sem 1, roč 1] – osoba je studentkou Fakulty elektrotechniky a informatiky, inženýrského typu studia a navštěvuje studijní program Rádioelektronika. Studium je prezenční formy.

  •   Andrej Novák - FA B-AU pres [přerušeno] – osoba je studentem Fakulty architektúry, bakalářského typu studia, studijního programu Architektúra a urbanizmus. V současné době má přerušeno studium.

Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu

osobní administrativa!bez designu

Při zvýšené zátěži AIS, která může nastat v několika dnech v roce při počátku registrací a zápisů, se může stát, že odezvy na požadavky uživatele k systému budou delší než obvykle. Pro tuto situaci je připravena textová verze AIS bez designu (obr.  xxx), tedy bez ikonek a obrázků, na které jsou uživatelé zvyklí. Zjednodušený vzhled stránky však v těchto výjimečných chvílích urychlí práci s  AIS. V době velké zátěže se může stát, že verze bez designu bude vývojovým týmem dočasně přenastavena všem uživatelům AIS.

Odkaz Zjednodušená verze osobní administrativy bez designu na přepnutí informačního systému se nalézá na úvodní stránce Osobní administrativy mezi třemi posledními odkazy (obr. xxx).

Verzi prázdného designu nebo zcela jiný vzhled stránek lze zvolit přes aplikaci Volba designu.
Zjednodušenou verzi Osobní administrativy se využije u mobilních zařízení, např. připojení přes GPRS, prohlížeč v PDA a Smartphone.
Zjednodušenou verzi Akademického informačního systému lze získat pomocí URL http:// is.stuba.sk/quick/, což je vhodná vstupní strana do záložek PDA přístroje.

Vyhledávací pole

pole!vyhledávací

Vyhledávacím polem je obecně myšleno pole sloužící k vyhledávání informací, např. osob, vyučovaných předmětů, pracovišť. Vyhledávací pole je spojeno s tlačítkem (obr. xxx). Tlačítko je nutné zvolit vždy po vyplnění textové informace (vzorku pro vyhledání). Při vyhledávání obvykle postačuje uvést tři znaky libovolného podřetězce z hledaného údaje, přičemž na diakritice nezáleží. Většinou je nalezeno více údajů s požadovaným řetězcem jako na obrázku  xxx. V tom případě se zvolí hledaná položka buď kliknutím na její název (v našem případě kliknutím na jméno hledané osoby) nebo zatržením políčka vedle položky a stisknutím tlačítka , resp. . Způsob výběru závisí na použité aplikaci.

Jaké údaje lze vepsat do vyhledávacího pole, je vždy uvedeno v nápovědném textu příslušné aplikace, například při dohledávání osob se nejčastěji používá jméno nebo jeho část, login, identifikační číslo, v aplikaci studijního oddělení je možné využít rodné číslo.

Příklad: Hledanou osobou je Petra Nováková. Do vstupního pole se vepíše například řetězec novak (osoby se dohledávají bez titulů, ty se neuvádí) a stiskne se tlačítko (obr. xxx). Pod vstupním polem se zobrazí všechna jména obsahující řetězec znaků novak (obr. xxx), tedy všichni uživatelé se jmény Novák, Nováková, ale i Snovak apod.

Pole pro vyhledávání osob je ve většině případů opatřeno seznamem pracovišť, ze kterých lze vybrat jedno nebo více, kde má vyhledání osoby proběhnout. Příklad zobrazení údajů o dohledané osobě je na obrázku  xxx.

Dohledávat lze i podle údajů, jako jsou číslo osoby, rodné číslo (pouze pro přihlášené uživatele), login, číselný či čipový kód, číslo pracoviště, kód předmětu apod.

Další vyhledávací prvky v AIS

vyhledávací prvky

Dalšími vyhledávacími prvky, se kterými je možné se v  AIS setkat, jsou:

  • odkaz – zvýrazněný text, kliknutím na něj se zobrazí požadovaná stránka aplikace;

  • radiobutton – výběrová položka tvaru kolečka, která umožňuje výběr jedné možnosti z mnoha;

  • checkbox – zaškrtávací pole čtvercového tvaru, které umožňuje výběr libovolného množství položek nebo žádnou;

  • pop-up menu – rozbalovací menu, tzv. roletka.

Správce tabulek

správce!tabulekTable Managersprávce tabulek

Správce tabulek umožňuje upravovat a exportovat jakékoliv tabulky zobrazené informačním systémem. Před exportem lze tabulku upravit, tj. skrýt zvolené sloupce a řádky, filtrovat podle požadovaných hodnot, očíslovat řádky, seřadit, atd.

Správce tabulek se zobrazí při najetí myši na záhlaví tabulky jako kontextové menu v levém horním rohu tabulky (obr. OBR-NAHRAD). Jednotlivé funkce jsou zapínány prostřednictvím ikon, opakované kliknutí na ikonu zapnutou funkci deaktivuje. Význam jednotlivých ikon je následující:

Původní podobu tabulky je možné získat deaktivací funkcí správce tabulek nebo opětovným načtením stránky.

Datum v AIS

datum v AIS

V některých aplikacích je možné setkat se s datem, kterým je oznamován termín spuštění nebo uzavření aplikace (zkušební zprávy), termín konání akce (registrace, zápisy) nebo splnění či odevzdání nějakého úkolu (odevzdávárny, správa úkolů). Některé termíny jsou dány pouze dnem konání, jiné určují přesnou hodinu akce.

V AIS platí pravidlo, že pokud akce trvá v určitém časovém rozmezí a její ukončení je dáno datem uvedeným bez času, rozumí se jím půlnoc daného dne. Například termín ukončení akce konané ve dnech 21. 8. – 1. 9. 2007 se dobou ukončení akce rozumí 1. 9. 2007 00:00, tj. půlnoc mezi 31. 8. a 1. 9. 2007.

Automatické dávkové operace

U většiny údajů ukládaných v aplikacích AIS je uváděno jméno osoby, která jako poslední tato data ukládala nebo měnila. Některé operace jsou prováděny automaticky informačním systémem nebo jsou importovány z jiných systémů. Jména robotů lze nalézt například u dat importovaných z personálního systému, u stavů závěrečných prací, u údajů o přenosu identifikačních karet, ve studijním systému u automatického ukončování studií. V takových případech se místo jména konkrétní osoby ukládá označení tzv. robota. Kliknutím na jméno se otevře stránka s popisem robota, například na obrázku  OBR-NAHRAD.