21. 10. 2017  12:00 Uršuľa
Akademický informačný systém

Kontakty


poštovní schránka!kontakty příjemců

Aplikace Kontakty slouží ke vkládání nových kontaktů, jejich uchování a další práci s nimi. Je rozdělena do několika záložek. Záložka Osoby nabízí nejen seznam stávajících kontaktů, ale i několik způsobů vložení nového kontaktu. V záložce Skupiny kontaktů je možné vytvořit skupiny osob a jejich kontaktů podle okruhu zájmů. Očekávaná výročí jsou doplňkovou aplikací, která umožňuje sledovat výročí (narozeniny a svátek) jednotlivých osob. Aspekty chování aplikace Kontakty se nastavují přes záložku Nastavení.

Osoby

V záložce jsou evidovány kontakty jednotlivých osob a lze zde vkládat nové kontakty. Seznam kontaktů je možné filtrem omezit na všechny kontakty, kontakty nezařazené do žádné skupiny nebo na kontakty některé z konkrétní skupiny založené přes záložku Skupiny kontaktů lze údaje jak o osobách evidovaných v AIS, tak o cizích.

Pokud je kontakt sdílen v Záznamníku výzkumníka, jsou veškeré údaje přístupné i dalším uživatelům (v rámci řešeného projektu).

Kliknutím na tlačítko umístěné na konci stránky, se zobrazí formulář pro přidání dalšího kontaktu. Nabídnuto je několik způsobů přidání nového kontaktupoštovní schránka!přidání nového kontaktu:

  • Ruční vyplnění formuláře – údaje o kontaktu se zadají do formuláře. K zaevidování kontaktu je nutné vyplnit minimálně jméno a e-mailovou adresu osoby.

  • Dohledání osoby z evidence AIS – kliknutím na tlačítko se otevře formulář pro dohledání osoby. Po jejím vyhledání je část formuláře pro založení nového kontaktu vyplněna informacemi podle údajů v osobních preferencích dohledané osoby. Je-li dohledáno více osob podobného jména, označením se jedna z nich vybere.

  • Import kontaktu ve formátu vCard – tento způsob umožňuje vložení kontaktu exportovaného z jiného klienta do souboru formátu vCard. Stisknutím tlačítka se nabídne okno pro dohledání souboru, který je umístěn v počítači. Tlačítkem se otevře okno pro výběr požadovaného souboru a kliknutím na se naplní formulář pro vložení nového kontaktu.

  • Další možností vložení kontaktu je kliknutí na jméno odesílatele při čtení e-mailu nebo kliknutím na odkaz Import osoby do poštovních kontaktů po dohledání osoby v aplikaci Lidé na STU.

Počet polí pro vložení kontaktních e-mailů osoby lze rozšířit tlačítkem . Kliknutím na je podle obsahu pole Jméno osoby dohledáno a vloženo datum jmenin. Vyplněný formulář se musí vždy uložit tlačítkem .

Uložené kontakty se řadí v přehledové tabulce. Kromě e-mailu mohou být zobrazeny další kontaktní údaje jako mobilní telefon, ICQ nebo Skype. Pomocí ikon ve sloupci Operace je možné kontakt zobrazit , editovat , exportovat do formátu VCF (vCard) nebo odeslat e-mail .

Označené kontakty lze odebrat kliknutím na tlačítko . Je-li kontakt zařazen ve skupině kontaktů nebo v Záznamník výzkumníka sdílen s jinými osobami, je před jeho smazáním vypsáno upozorněni a nabídnuta možnost volby dalšího postupu:

  • zobrazit skupinu, do které je kontakt zařazen;

  • odebrat kontakty (kontakty budou smazány);

  • vrátit se zpět na správu kontaktů (kontakty budou zachovány v evidenci i ve skupině).

Skupiny kontaktů

poštovní schránka!skupiny kontaktů

V záložce se zakládají skupiny kontaktů osob pro hromadné zasílání e-mailových zpráv. Skupina kontaktů se založí vyplněním jejího názvu a stisknutím tlačítka .

Založené skupiny jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Ve sloupci Počet kontaktů je uveden počet kontaktů zažařaných do skupiny. Jejich seznam lze zobrazit po kliknutí na ikonu ve sloupci Zobrazit. Ikona ve sloupci Editovat umožňuje úprava údajů skupiny, tj. změnu názvu skupiny a přidání nebo odebrání kontaktu ze skupiny.

Kontakty se zařazují do skupiny přes ikonu . Kliknutím na ikonu se zobrazí seznam všech kontaktů uživatele uložených v záložce Osoby. Označením jmen požadovaných osob a stisknutím tlačítka se kontakty zařadí do skupiny kontaktů.

Skupinu lze smazat jejím označením a kliknutím na .

Očekávaná výročí

očekávaná výročí

V aplikaci Očekávaná výročí jsou zobrazeny osoby z kontaktů, u kterých je ve zvoleném období očekáváno výročí. Zobrazeny jsou osoby, v jejichž kontaktu je evidováno datum narození nebo jmenin. Budoucí výročí lze zobrazit až čtyři týdny předem. U každé osoby je vypsáno, jaké výročí (svátek, narozeniny) se očekává, kdy a za kolik dní, a dále je uvedena ikona k odeslání e-mailu.

V menu nad seznamem se zvolí předstih (počet týdnů), s jakým se mají údaje o výročí zobrazovat, pokud má být sledováno i výročí osob ve sdílených kontaktech, označí se pole Zahrnout sdílené kontakty. Nastavení se potvrdí tlačítkem .

Nastavení dalších informací evidovaných u kontaktů

Záložka Nastavení umožňuje nastavit chování aplikace pro správu kontaktů, resp. zasílání upozornění o výročí a nastavení dalších údajů evidovaných u osobních kontaktů.

Upozornění na výročí

V této části je možné nastavit automatické zasílání připomínek na výročí, jako jsou narozeniny a svátky. Připomínky jsou zasílány e-mailem, a to na základě vyplněných výročí (svátek, narozeniny) v evidovaných kontaktech. Pomocí nabídek se nastaví režim upozorňování na výročí a kolik dní před datem výročí má být upozornění zasíláno. Možnosti jsou:

  • neupozorňovat – upozorňující e-maily o výročích nebudou zasílány;

  • upozornit jednou – upozorňující e-mail bude zaslán pouze jednou, a to vybraný počet dní předem;

  • upozorňovat denně – e-mail s upozorněním o výročích bude od zvoleného počtu dní zasílán denně.

Další informace evidované v kontaktech

V této části aplikace je možné zaevidovat další položky, které lze u kontaktu evidovat ve formuláři pro vkládání kontaktů v záložce Osoby. Informaci lze evidovat ve tvaru textového řetězce nebo odstavce textu, či výběrové položky se zatrhávacím políčkem.

Nový údaj je možné zaevidovat pomocí formuláře v dolní části aplikace. Do pole Název se vloží výstižné označení nového parametru formuláře, zvolí se typ ukládané hodnoty (logická hodnota, odstavec textu, řetězec) a klikne se na tlačítko .

Evidované položky jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Po kliknutí na ikonu je možné položku upravit. Pořadí jednotlivých položek je možné upravit pomocí ikon nebo ve sloupci Poř.. Vybrané položky je možné odebrat stisknutím tlačítka .

Doplňující atributy jsou ve formuláři pro evidenci kontaktů zařazeny na jeho konec do části Ostatní údaje.