Dec 18, 2018   6:22 p.m. Sláva, Slávka
Academic information system

E-mailový subsystém


Aplikace E-mailový subsystém slouží ke správě šablon, podle kterých jsou vytvářeny e-mailové zprávy zasílané uživatelům z jednotlivých agend AIS a ke správě front, do kterých jsou e-mailové zprávy pro odesílání řazeny. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním email-sablony-a nebo email-sablony-r. Právo email-sablony-r umožňuje přístup pouze pro prohlížení. Aplikace je rozdělena do částí popsaných níže.

V aplikaci lze pracovat pouze s e-maily a šablonami e-mailů, které jsou do šablonového systému převedeny! Převod provádí vývojový tým AIS.

Výchozí podobu šablony (text e-mailu a její parametry) definuje vývojový tým - tzv. globální šablona, která je společná pro všechny instalace AIS. Na každé instalaci lze vytvářet tzv. místní verze šablon, umožňující definici vlastního textu e-mailu a parametrů šablony. Místní verze vzniká automaticky při změně textu e-mailu nebo parametrů šablony, přičemž globální šablona zůstává zachována pro případ pozdějšího použití. Jsou-li definovány obě verze, může správce aplikace zvolit, která z těchto šablon má být používána pro renderování e-mailu.

Správa e-mailových šablon

Záložka Správa e-mailových šablon umožňuje spravovat šablony a jejich atributy, které jsou využívány pro tvorbu jednotlivých e-mailových zpráv generovaných z AIS.

Po vstupu do aplikace je zobrazen přehled všech dostupných druhů e-mailových zpráv, se kterými lze v aplikaci pracovat. Pro každý druh e-mailu je zobrazen jeho název a stručný popis a dále pak seznam evidovaných šablon. Pro přehlednost jsou druhy e-mailů rozděleny do kategorií a pomocí filtru v úvodu aplikace lze zobrazit pouze šablony zvolené kategorie.

Seznam e-mailových šablon evidovaných pro jednotlivé druhy e-mailových zpráv je zobrazen v přehledové tabulce. Význam jednotlivých sloupců tabulky je následující:

  • Ozn. - u šablon s definovanou místní verzí, je v tomto sloupci zobrazeno pole pro výběr šablony. Označením políčka a stisknutím tlačítka , které je zobrazeno na konci stránky, lze místní verzi smazat a vrátit tak šablonu do výchozího stavu (použít globální šablonu).

  • Místní verze - sloupec indikuje, zda je pro danou šablonu evidována místní verze šablony (ikona ) nebo existuje pouze globální šablona (ikona ).

  • Aktivní - ikony v tomto sloupci indikují stav aktivace dané šablony. Kliknutím na ikonu lze stav změnit. Možné stavy jsou:

    • ) - šablona je aktivní pro renderování e-mailů (místní nebo globální);
    • ) - existuje místní verze šablony, nacházející se ve fázi příprav, pro renderování e-mailů se nadále používá globální verze. Tento stav lze nastavit pouze v případě existence místní verze šablony;
    • ) - šablona není aktivní, není používána pro tvorbu e-mailových zpráv a tudíž e-maily vůbec nevznikají (negenerují se do renderovací fronty).
  • Jazyk - určuje jazykovou variantu šablony.

  • Předmět - obsahuje text, který bude použit pro předmět e-mailové zprávy. Lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

  • Odesílatel - obsahuje adresu, případně jméno odesílatele, které bude uvedeno v poli From při odeslání e-mailové zprávy. Není-li uvedeno, použije se výchozí adresa no-reply@is.stuba.sk. Příjemce lze nastavit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

  • Milník - je uveden u šablon, které jsou svázany s milníkem harmonogramu. Milník pak určuje okamžik renderování e-mailových zpráv (převod z renderovací do odesílací fronty). Milník musí být nastaven před samotným generováním e-mailů do renderovací fronty. Není-li milník nastaven, berou se údaje o renderování z polí Renderovat kdy, resp. Renderovat za. Lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

  • Upřesnění - obsahuje upřesňující nastavení k použitému milníku a určuje, jak se má systém zachovat v případě, kdy není milník v harmonogramu nastaven - tj. zda se má e-mail v případě absence milníku odeslat okamžitě nebo se nemá renderovat a posílat. Lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

  • Renderovat - četnost - udává, jak často se má e-mail renderovat (denně, týdně, měsíčně apod.). Není-li nastaveno, probíhá renderování dle atributu Renderovat kdy/Renderovat za. Četnost se používá zejména u pravidelných souhrnných e-mailů, které posílají souhrnná data za určité období. E-mail je v tomto případě do renderovací fronty zařazen v okamžiku první údálosti a následně jsou pouze aktualizovány renderovací parametry až do okamžiku vyrenderování. Lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

  • Renderovat - detail četnosti - zpřesňuje nastavení četnosti renderování e-mailové zprávy (na konkrétní den týdne/měsíce). Lze nastavovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit při volbě četnosti renderování jiné než denní.

  • Renderovat kdy - udává časový údaj (např. ve 2:00 ráno), kdy má dojít k vyrenderování e-mailu (k přesunu z renderovací fronty do odesílací). Zadaný údaj má přednost před Renderovat za. Čas lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

  • Renderovat za - udává časový údaj, za jak dlouho se má e-mail vyrenderovat od okamžiku zařazení do renderovací fronty. Lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

    Pokud není nastaveno Renderovat kdy ani Renderovat za, proběhne vyrenderování při nejbližším zpracování renderovací fronty.
  • Poslat kdy - udává časový údaj (např. ve 3:00 ráno), kdy má dojít k odeslání e-mailu z odesílací fronty příjemci. Zadaný údaj má přednost před Odeslat za. Čas lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

  • Poslat za - udává časový údaj, za jak dlouho se má e-mail odeslat od okamžiku vyrenderování (zařazení do odesílácí fronty). Lze změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

    Pokud není nastaveno Odeslat kdy ani Odeslat za, proběhne odeslání při nejbližším zpracování odesílací fronty.

Dále jsou uvedeny ikony, prostřednictvím kterých lze se šablonou pracovat.

  • Text e-mailu - ikona slouží pro definice vlastního textu e-mailové zprávy zvolené šablony. Text e-mailu se edituje v textovém poli v jazyce šablony. Vkládá se prostý text, který je možno rozšířit o makra zobrazená v pravém sloupci. Makro se do textu vloží nastavením textového kurzoru na pozici, kam má být makro vloženo a kliknutím na název požadovaného makra. Vložená makra jsou při renderování obsahu e-mailu nahrazena odpovídajícími hodnotami. Změny textu šablony je nutné potvrdit stisknutím tlačítka .

    Základní podoba textu e-mailu je vytvořena vývojovým týmem. Uživatel má možnost tento text přizpůsobit dle svých potřeb (vzniká místní verze šablony). Návrat k původní verzi textu je možný smazáním místní šablony (viz popis sloupce Ozn. výše v textu).
  • Náhled - ikona umožňuje zobrazit náhled textu e-mailu vytvořeného ze zvolené šablony. V úvodu jsou zobrazeny základní informace o zvolené šabloně. Pokud šablona vyžaduje renderovací parametry, je pro každý parametr zobrazeno vstupní pole pro jeho zadání. Náhled e-mailové zprávy se zobrazí po stisknutí tlačítka .

  • Přílohy - přes ikonu lze k e-mailové šabloně připojit jeden nebo více dokukmentů, které budou nastaveny jako příloha k e-mailům vytvořeným podle této šablony. Příslušný soubor s přílohou se dohledá po stisknutí tlačítka a potvrdí stisknutím tlačítka . Seznam všech příloh je zobrazen v přehledové tabulce, kde je lze zobrazit kliknutím na ikonu ve sloupci Dokument nebo smazat jejich označením a stisknutím tlačítka .

  • Upravit - ikona umožňuje upravit základní údaje šablony a nastavit atributy pro renderování a odeslání e-mailu.

Správa e-mailových front

Jednotlivé e-maily vznikají na základě událostí provedených v AIS. Při vzniku události je dohledána odpovídající e-mailová šablona (např. Studentovy komise SZ) a spolu s parametry potřebnými pro renderování obsahu výsledné e-mailové zprávy (např. ID komise, ID studia apod.) je zařazena do renderovací fronty. Dle nastavení šablony je rovněž přiřazen čas renderování. Dokud tento okamžik nenastane, mohou se renderovací parametry u jednotlivých záznamů aktualizovat (např. při zařazení studenta do druhé komise SZ se přidá ID této komise) nebo mohou být zařazené e-maily na základě zániku události z fronty zcela odebrány (např. při odebrání studenta z komise). V okamžiku renderování je dle šablony a parametrů sestaven již konkrétní e-mail a přesunut z renderovací fronty do odesílací fronty, odkud se posílá buď ihned nebo se zadaným zpožděním (zadává se ve správě e-mailových šablon). Záložka Správa e-mailových front umožňuje zobrazit obsah jednotlivých e-mailových front a provádět jejich správu.

V úvodu aplikace jsou zobrazeny informace o stavu jednotlivých front a intervalu jejich zpracování. Pod nimi je zobrazen formulář, pomocí kterého lze obsah jednotlivých front zobrazit. Fronta, jejíž obsah se má zobrazit, se zvolí přepínačem. Volitelně je možné omezit zobrazení obsahu fronty dle data zařazení e-mailu do fronty nebo dle zpracování. Formulář se potvrdí stisknutím tlačítka .

Seznam e-mailových zpráv zařazených do zvolené fronty je zobrazen v přehledové tabulce. Zobrazený seznam lze pomocí filtru zobrazeného nad seznamem omezit podle druhu e-mailu a jazyka generování. U každého e-mailu je uveden jeho název, jazyk odeslání, datum zařazení do fronty a jméno uživatele a datum provedení operace, na jejiž základě byl e-mail do fronty zařazen. Další zobrazované údaje jsou závislé na typu zobrazené fronty.

V případě renderovací fronty je dále uveden údaj, kdy má dojít k renderování e-mailu a renderovací parametry. Po kliknutí na ikonu ve sloupci Náhled lze zobrazit náhled textu e-mailu, tak jak bude sestaven dle aktuální podoby šablony a renderovacích parametrů s použitím fiktivních příjemců. Přes ikonu ve sloupci Reálný náhled pak lze zobrazit náhled e-mailu pro skutečné příjemce.

V případě odesílací fronty je dále uveden údaj, kdy má dojít k odeslání e-mailové zprávy příjemci a příjemce, kterému bude zpráva odeslána. V případě interního příjemce (uživatel AIS) je uvedeno jeho jméno, v případě externího příjemce pak e-mailová adresa. Po kliknutí na ikonu ve sloupci Náhled e-mailu lze zobrazit podobu e-mailu, tak jak bude adresátovi odeslán. Pokud se e-mailovou zprávu nepodařilo odeslat, je ve sloupci Popis problému uveden popis chyby.

Označené e-mailové zprávy lze z fronty vymazat po stisknutí tlačítka .

U označených zpráv je rovněž možné změnit datum jejich zpracování (renderování/odeslání) zadáním nového data a času zpracování a stisknutím tlačítka . Datum je možné nastavit do budoucnosti (a tím zpracování odsunout) nebo do minulosti (pak bude zpracování provedeno při nejbližším zpracování fronty).