Dec 19, 2018   6:39 a.m. Judita
Academic information system

K zpracování


Aplikace K zpracování obsahuje všechny dokumenty, které byly na spisový uzel přijaty nebo na něm byly vytvořeny, ale dosud nebyly zpracovány.

Seznam všech spisů nebo dokumentů čekajících na zpracování na spisovém uzlu je zobrazen v přehledové tabulce. Seznam je možné omezit pomocí filtru umístěného nad seznamem. Filtr rovněž umožňuje přepínat mezi zobrazením seznamu spisů nebo dokumentů. U každého záznamu je uvedeno PID, případně další údaje jako číslo jednací, věc, odesílatel, příjemce apod. Základní informace zobrazované v seznamu lze rozšířit o další údaje pomocí odkazů umístěných nad seznamem dokumentů. Ve sloupci Stavy mohou být zobrazeny ikony, které vyjadřují aktuální stav dokumentu. Význam jednotlivých ikon je následující:

  • – tato ikona se zobrazuje v případě, že je u dokumentu nastaven atribut Termín vyřízení a tento termín vyprší za více než 7 dní.

  • – tato ikona se zobrazuje v případě, že je u dokumentu nastaven atribut Termín vyřízení a tento termín vyprší za méně než 7 dní.

  • – tato ikona se zobrazuje v případě, že je u dokumentu nastaven atribut Termín vyřízení a tento termín již uplynul.

Ve sloupci Operace jsou zobrazeny ikony, které zpřístupňují další operace s dokumentem. Ikona umožňuje editovat evidované údaje o dokumentu a zobrazovat a vkládat elektronické přílohy. K elektronickým přílohám lze připojit i soubor obsahující digitální podpis dokumentu ve formátu PKCS #7 (přípona p7s). Pod ikonou je umístěna sada ikon pro individuální práci s dokumentem. Podrobný popis jednotlivých operací je uveden zde. Ikona umožňuje předat dokument nebo jeho kopie k dalšímu zpracování. Více infomací k této funkci je uvedeno zde.

Kompletní údaje o dokumentu lze zobrazit kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok..

Práce se spisy je podobná práci se samotnými dokumenty. Některé operace však pro práci se spisy nejsou dostupné. Seznam dokumentů zařazených ve spisu je zobrazen v podrobných informacích o spisu – ikona ve sloupci Vše o dok..

Dokumenty/spisy zobrazené v seznamu lze zpracovat individuálně po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace nebo hromadně prostřednictvím nabídky operací zobrazené pod seznamem.

Hromadné operace

V následujícím výčtu jsou uvedeny hromadné operace, které lze provádět se spisy nebo dokumenty uloženými v aplikaci K zpracování.

  • Označit za vyřízené a přesunout do složky Vyřízeno – touto operací budou označené spisy nebo dokumenty označeny za vyřízené a přemístěny do aplikace VyřízenoUloženo u nás - Úřední dokumenty.

  • Označit za neúřední dokument (záznam) – umožňuje označit spisy nebo dokumenty za neúřední a přemístit je do aplikace VyřízenoUloženo u nás - Neúřední dokumenty.

  • Odeslat přímo internímu příjemci – umožňuje hromadné odeslání vybraných spisů nebo dokumentů na cílový spisový uzel.

  • Upravit datum vyřízení dokumentu (záznamu) – u vybraných spisů nebo dokumentů umožňuje nastavit nový termín zpracování. Po výběru příslušných spisů nebo dokumentů a stisknutí tlačítka se zobrazí pole pro uložení nového termínu vyřízení. Zadané datum se potvrdí stisknutím tlačítka .

  • Vložit do šanonu – umožňuje spisy nebo dokumenty zařadit do šanonu včetně všech dokumentů zařazených ve spisu. Po výběru příslušných spisů nebo dokumentů a stisknutí tlačítka se zobrazí nabídka šanonů evidovaných k pracovišti spisového uzlu. Vložení se potvrdí tlačítkem . Šanony je možné spravovat v Nastavení, záložka Správa šanonů.

  • Nastavit navazující dokument (záznam) – k vybraným spisům nebo dokumentů umožňuje nastavit spis/dokument, na který označené spisy nebo dokumenty navazují.

  • Odeslat v rámci univerzity – umožňuje odeslat označené spisy nebo dokumenty na zvolený spisový uzel, zvolené osobě nebo osobě podle její funkce (rektor, kvestor, děkan, proděkan nebo tajemník určité fakulty, vedoucí určitého ústavu, sekretariát rektora nebo fakulty či určitého ústavu atd.).

  • Přidělit na našem uzlu – umožňuje označené spisy přiřadit osobě nebo funkci, která spadá pod daný spisový uzel.

  • Rozeslat hromadně kopie dokumentů – operace automaticky vytvoří potřebné množství kopií vybraných dokumentů a rozešle je vybrané skupině adresátů. Definice skupin adresátů je možná v Nastavení - Adresář - Skupiny adresátů.

  • Vytvořit kopie – umožňuje vytvořit libovolný počet kopií označených dokumentů. V prvním kroku se uvede počet kopií dokumentu, který se má založit, ve druhém kroku se zvolí operace s každou kopií, buď se pouze založí a zpracuje se později, nebo se rovnou odešle na určený uzel, zvolené osobě nebo funkci. Je-li označena volba Kopii vyjmout ze spisu, bude kopie dokumentu vyjmuta ze spisu. Tlačítkem se přejde k volbě pokynu ke zpracování dokumentu, možnosti vybrat osobu adresáta a způsob předání dokumentu (elektronicky, interní poštou, osobně). Stisknutím tlačítka se založí kopie, případně se předají uvedenému adresátovi. Kopie je označena ikonou .