Dec 18, 2018   6:11 p.m. Sláva, Slávka
Academic information system

Zpracování


Aplikace Zpracování slouží k individuálnímu zpracování zvoleného spisu nebo dokumentu a podle jeho stavu zpřístupňuje jednotlivé operace, které je možné s vybraným spisem/dokumentem provádět. Jednotlivé operace jsou reprezentovány zobrazenými ikonami, jejichž se liší podle stavu zpracování spisu nebo dokumentu. Některé ikony se zobrazují až po provedení určité akce. Některé ikony jsou zobrazovány pro spisy a jiné pro samotné dokumenty. Význam jednotlivých ikon je uveden v následujícím textu.

Zaznamenat změny 

Ikona umožňuje vstup do editace údajů zvoleného spisu nebo dokumentu. Položky formuláře a jejich význam jsou stejné jako při zakládání nového spisu nebo dokumentu (viz Nový spis nebo Nový dokument).

Přiřadit do šanonu 

Ikona umožňuje individuální přiřazení spisu nebo dokumentu do šanonu. Šanon, do kterého má být spis nebo dokument zařazen se zvolí z nabídky a potvrdí se stisknutím tlačítka . V nabídce šanonů jsou zobrazeny pouze šanony evidované na pracovišti spisového uzlu. Šanony je možné spravovat v Nastavení, záložka Správa šanonů.

Nastavit navazující spis/dokument (záznam) 

Přes ikonu lze nastavit návaznost na jiný spis nebo dokument evidovaný ve spisové službě. Pokud je u spisu nebo dokumentu návaznost nastavena, je příslušný dokument vypsán v položce Předchozí dokumenty v úvodních informacích o dokumentu.

Navazující dokument je možné dohledat podle čísla jednacího, názvu dokumentu nebo jeho části. Hledaný vzorek se zadá do vyhledávacího pole a potvrdí stisknutím tlačítka . Požadovaný dokument se následně označí v seznamu nalezených dokumentů a potvrdí stisknutím tlačítka .

Návaznost lze zrušit kliknutím na ikonu v přehledu operací.
Zrušit odkaz k dokumentu 

Po kliknutí na ikonu dojde ke zrušení návaznosti na předchozí spisu/dokument. Ikona se zobrazuje pouze u spisů/dokumentů, které mají nastavenou návaznost na předchozí spis/dokument.

Rozcestník 

Umožňuje zrychlený přístup k aplikacím pro předání dokumentu, pro tvorbu a předání jeho kopií, zobrazit lze podrobnosti o jednotlivých kopiích. Ikona se zobrazuje pouze u originálu dokumentu. S dokumentem a jeho kopiemi se pracuje individuálně, význam ikon ve sloupci Upravit cíl:

  • Přiřadit osobu z našeho uzlu – přes ikonu lze k dokumentu nebo jeho kopiím přidávat osoby z pracoviště daného uzlu evidované v AIS podle jména nebo funkce, dále zde lze připojit pokyny ke zpracování. Tlačítkem lze osobě přidělit jeden ze stavů: přiděleno, nepřiděleno nebo zpracováno. Osoby, jimž byl dokument nebo jeho kopie přidělen, lze odebrat tlačítkem .

  • Odeslat dokument na jiný spisový uzel – zde lze přiřadit nebo odebrat již zvolené cílové uzly a tlačítkem dokument předat k dalšímu zpracování. Předávanému dokumentu se určí cílový uzel, případně pokyny a zvolí se způsob předání (elektronicky, interní poštou nebo osobně). Před odesláním musí být cíl odesílaného dokumentu nebo kopie pro spisový uzel uživatele ve stavu zpracováno, nastavuje se přes ikonu Přiřadit osobu z našeho uzlu.

Pouze označit za vyřízené 

Kliknutím na ikonu se spis nebo dokumentu označí za vyřízený a přesune do Vyřízeno - Uloženo u nás. Příslušná podsekce se volí podle toho, zda má přiděleno číslo jednací. Pokud ano, přesunuje se do sekce Úřední dokumenty, pokud číslo jednací nemá, je k dohledání v záložce Neúřední dokumenty. Při označení spisu za vyřízený jsou jako vyřízené označeny i všechny dokumenty zařazené do tohoto spisu.

Přidělit spis/dokument (záznam) 

Přes ikonu lze u spisu nebo dokumentu přidávat osoby z pracoviště daného uzlu evidované v AIS podle jména nebo funkce, dále zde lze připojit pokyny ke zpracování. Přiřazení je nutné potvrdit stisknutím tlačítka .

Seznam cílů, kterým je spis/dokument přiřazen je zobrazen v přehledové tabulce. V nabídce ve sloupci Stav je možné u příslušných cílů měnit stav zpracování. Provedené změny je nutné potvrdit stisknutím tlačítka . Stav zpracování je rovněž možné měnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit, navíc je zde možné měnit nastavení pokynů. Označené cíle je možné odebrat tlačítkem .

K odeslání v rámci školy 

Umožňuje předat spis nebo dokumentu k dalšímu zpracování na jiný spisový uzel. Příjemce (cíl) se zvolí ze seznamu spisových uzlů, z osob nebo funkcí. Nastavit lze také pokyny ke zpracování. Jakmile je příjemce přidán, je nabídnuto tlačítko , po jehož stisknutí se zobrazí nabídka pro volbu způsobu předání. Zvolený způsob předání se potvrdí stisknutím tlačítka , čímž dojde k předání příjemci.

Úplně vymazat spis/dokument (záznam) 

Prostřednictvím této ikony je možné zcela vymazat dokument ze spisové služby. Operace je dostupná pouze uživatelům s oprávněním spis-mazani-dok. Ikona se zobrazuje pouze u zpracovaných dokumentů.

Po kliknutí na ikonu a jsou zobrazeny základní informace o dokument, v případě spisu je zobrazen také seznam dokumentů zařazených ve spisu. Níže na stránce je zobrazeno tlačítko , po jehož stisknutí dojde k úplnému odstranění dokumentu ze spisové služby. Současně se spisem budou smazány všechny v něm zařazené dokumenty!

V případě dokumentu, pro nějž jsou evidovány kopie, musí být nejprve smazány všechny jeho kopie a nakonec samotný dokument.