Dec 15, 2018   7:15 p.m. Ivica
Academic information system

Přehled dokumentů (záznamů) odeslaných do spisové služby


Aplikace Přehled dokumentů odeslaných do spisové služby zobrazuje přehled dokumentů zpracovaných tiskovým subsystémem AIS s požadavkem na odeslání do externího systému spisové služby IIS MIS. Aplikace umožňuje pro dokumenty odesílané elektronicky změnit režim odeslání na písemný (a zároveň deaktivovat datovou schránku) a zadat datum doručení adresátovi pro dokumenty doručované písemně. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním spis-prohlizeni-dok.

Aplikace pracuje pouze s dokumenty, které byly vytištěny s požadavkem na odeslání do spisové služby. Dokumenty, které do spisové služby při jejich tisku odeslány nebyly, nebo dokumenty, které do spisové služby odesílány vůbec nejsou, aplikace nezobrazí.

Přehled dokumentů lze zobrazit pomocí formuláře v úvodu stránky, kde je možné výsledný přehled filtrovat dle příjemce, období tisku (od-do), typu dokumentu, pracoviště, způsobu a stavu odeslání, stavu doručení a uživatele, který dokument vytiskl. Dohledání příjemce probíhá fulltextově, je tedy možné zadat část jména nebo i adresy. Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka .

Seznam dokumentů vyhovujících zadaným parametrům je zobrazen v přehledové tabulce. U každého dokumentu jsou zobrazeny základní informace jako je typ dokumentu, věc, číslo jednací, příjemce, datum vytvoření (vytištění) a jméno uživatele, který tisk dokumentu s požadavkem na odeslání do spisové služby provedl. Ve sloupci Doručeno je zobrazeno datum doručení dokumentu adresátovi (je-li již známo). U dokumentů odeslaných do datové schránky je datum doručení zasíláno z IIS MIS, u dokumentů odeslaných písemně lze datum doručení zadat po kliknutí na ikonu ve sloupci Operace.

Ve sloupci Odeslání je uveden způsob odeslání dokumentu adresátovi (písemně nebo elektronicky prostřednictvím datové schránky). Ve sloupci Odesláno do registratury je uveden stav odeslání dokumentu do spisové služby IIS MIS. Ve sloupci Stav dávky je pomocí ikon rozlišen stav zpracování dávky (bližší podrobnosti o jednotlivých stavech jsou uvedeny zde). Kliknutím na ikonu ve sloupci Dávka dokumentu je možné zobrazit podrobnější informace o dávce v aplikaci Dávky spisové služby pro externí zpracování.

Ve sloupci Stav datové schránky je pomocí ikon zobrazen stav datové schránky adresáta dle evidence v AIS ( - datová schránka je aktivní, - datová schránka je deaktivovaná, - dokument není určen pro odeslání do datové schránky). Kliknutím na ikonu ve sloupci Vše o dok. lze zobrazit úplné podrobnosti o zvoleném dokumentu, včetně elektronických příloh (zobrazeny josu údaje vedené u kopie dokumentu v Elektronické spisové službě AIS).

Prostřednictvím ikon ve sloupci Operace lze u dokumentu:

  • zadat datum doručení - u dokumentů odeslaných písemně je ve sloupci Operace zobrazena ikona . Po kliknutí na tuto ikonu se zobrazí formulář pro zadání data doručení dokumentu adresátovi. Vložené datum se potvrdí stisknutím tlačítka .

    V případě dopisu o ukončení s kódem 73, je zadané datum doručení propsáno do návrhu na vyřazení a ten je uzavřen.
  • přeposlat dokument písemně - u dokumentů odeslaných elektronicky je ve sloupci Operace zobrazena ikona . Kliknutím na ikonu je možné pro zvolený dokument změnit způsob odeslání z elektronického na písemný (viz sloupec Odeslání) a současně deaktivovat uživateli datovou schránku pro doručování (sloupec Stav datové schránky). Před provedením uvedených operací je zobrazen potvrzující dotaz, zda mají být operace skutečně provedeny.