Dec 14, 2018   7:05 p.m. Branislava, Bronislava
Academic information system

Přehled financování


Aplikace Přehled financování slouží pro evidenci poplatků za studium a poskytuje přehled studentova financování studia podle jednotlivých období nebo za celé studium. Přístup do aplikace Financování studií je vázán na více oprávnění, kdy každé umožňuje různý rozsah povolených operací. Přístup v plném rozsahu je umožněn uživatelům s právem stud-f. Pro přístup v režimu prohlížení je určeno právo fin-p. Osoby s právem fin-rp mohou navíc provádět ruční evidenci plateb.

V úvodu aplikace jsou zobrazena období studia, vypočtené a skutečně požadované částky a výše částky, kterou již student zaplatil. Kliknutím na ikonu ve sloupci Editace lze přejít na:

  • Přehled plateb zvoleného období – obsahuje přehled průběhu financování, odkaz na vytvoření, tisk a editaci rozhodnutí.

    V první tabulce je zachycen průběh historie financování celého studia. Ke stanovení jednotlivých kódů a počátku jejich platnosti byla použita aktuálně dostupná data. V případě, že se údaje o historii studií dodatečně měnily, může dojít k situaci, že dříve vytvořená rozhodnutí neodpovídají aktuálnímu stavu. Taková rozhodnutí je možné v případě potřeby zrušit.

    Ve druhé tabulce jsou uvedeny informace o celkové době studia. Do výpočtu jsou zahrnovány údaje evidované v AIS a rovněž dostupné informace získáne z matriky studentů (CRS). Nad tabulkou je uvedeno datum, ke kterému jsou uvedené údaje vypočítány.

    Ve třetí tabulce jsou uvedeny všechny platby za studium stanovené za dané období. Ke každé platbě lze vytvořit rozhodnutí o poplatku. Platby, ke kterým dosud nebylo vytvořeno rozhodnutí podléhají přepočtu v případě, že se vstupní údaje změní. Platby zahrnuté do již vytvořených rozhodnutí jsou dále neměnné.

    Poslední tabulka obsahuje všechna vytvořená rozhodnutí o platbě. Zde je možné s rozhodnutími provádět různé operace. Podrobnosti o práci s rozhodnutím jsou uvedeny níže.

  • Přehled plateb za celé studium – obsahuje přehled průběhu financování za celé studium, přehled všech vystavených rozhodnutí, s možností vytvoření nového rozhodnutí, možností tisku a editace vystavených rozhodnutí.

  • Přehled plateb – přehled všech vydaných rozhodnutí pro dané studium a přehled plateb, které byly k jednotlivým rozhodnutím napárovány. Zde je možné provést přepárování plateb na jiný variabilní symbol nebo číslo jednací uvedené na rozhodnutí.

Rozhodnutí o platbě

Ke každé předepsané platbě lze vytvořit rozhodnutí o poplatku. Platby, ke kterým dosud nebylo vytvořeno rozhodnutí, podléhájí přepočtu v případě, že se vstupní údaje změní. Platby zahrnuté do již vytvořených rozhodnutí jsou dále neměnné. Rozhodnutí se vytvoří kliknutím na ikonu ve sloupci Vytvořit rozhodnutí. Vytvořená rozhodnutí o platbě jsou vypsána v přehledové tabulce. Zde je možné s rozhodnutími provádět různé operace. Význam jednotlivých sloupců tabulky následuje.

  • Stav – ikony ve sloupci znázorňují stav rozhodnutí o platbě – vytvořeno , zaplaceno nebo zrušeno .

  • Var. symbol - sloupec obsahuje variabilní symbol potřebný pro úhradu rozhodnutí. Uvedení správného variabilního symbolu při platbě poplatku je klíčové pro automatické přiřazení platby k vytvořenému rozhodnutí.

    Variabilní symbol je přidělen každému studiu a je pro něj jedinečné. Variabilní symbol má formát KKDDUUUUUU, kde:

    • KK – identifikátor druhu platby;

    • DD – rok poplatku ve formátu YY (např. 2011 = 11);

    • UUUUUU – identifikační číslo osoby v  AISzleva doplněné nulami na šest znaků.

  • Rozhodné datum – sloupec obsahuje datum počátku období platnosti poplatku. Dále může být uvedeno datum konce tohoto období (uvedeno v závorce).

  • Typ – zobrazuje typ vyměřeného poplatku.

  • Částka – ve sloupci je uvedena výše částky předepsaného poplatku, přičemž lze spočítanou částku ručně upravit.

  • Ručně – ve sloupci se zobrazuje výše ručně nastavené částky poplatku. Částku je možné upravit po kliknutí na ikonu ve sloupci Editace. Ruční částka se používá v případě, kdy je třeba studentovi individuálně upravit automaticky vyměřenou částku poplatku (zvýšit, snížit, vynulovat).

  • Uhrazeno – ve sloupci je uvedena výše uhrazené částky připsaná k danému poplatku (tj. informace, kolik je již zaplaceno).

  • Poznámka – ve sloupci se vypisuje poznámka zadaná k rozhodnutí. Poznámku je možné upravit po kliknutí na ikonu ve sloupci Editace.

  • Číslo jednací – zobrazuje číslo jednací rozhodnutí o platbě, je-li zadáno. V závorce je pak uvedeno číslo jednací rozhodnutí rektora o žádosti studenta, pokud již bylo vytištěno. Číslo jednací je možné doplnit při tvorbě rozhodnutí nebo při editaci již vytvořeného rozhodnutí. Na STU je číslo jednací získáváno z externí spisové služby.

  • Vytištěno – ve sloupci je uvedena informace, zda již bylo rozhodnutí o financování vytištěno. Výchozí hodnota je ne, při prvním tisku rozhodnutí se hodnota automaticky přenastavuje na ano a doplní se datum tisku rozhodnutí.

  • Tisk – kliknutím na ikonu se vytiskne rozhodnutí o poplatku za studium. Při prvním tisku se automaticky nastavuje hodnota ve sloupci Vytištěno na ano. Při dalším tisku již ke změně nedochází. Tisk rozhodnutí je možný pouze u vybraných druhů poplatků (závisí na konfiguraci systému).

  • Žádost – ikona je zobrazována pouze u rozhodnutí, ke kterému student podal žádost o úpravu a pouze uživatelům s právem fin-zad nebo fin-zad_rozh. Žádosti jsou přijímány v písemné podobě na připraveném formuláři, který si student vytiskne v Portálu studenta. Jakmile je papírová žádost přijata studijním oddělením, je nutné přes tuto ikonu zaevidovat její doručení nastavením hodnoty v poli Žádost doručena na hodnotu ano, tímto krokem se studentovi zamezí v úpravách žádosti.

    Z přijatých žádostí se následně přes aplikaci Hromadná správa plateb, záložka Žádosti tiskne sestava předávaná rektorovi k rozhodnutí. Děkan, případně jiná oprávněná osoba má v případě potřeby možnost změnit typ žádosti, doplnit odůvodnění a zadat doporučení děkana, jak o žádosti rozhodnout. Možná doporučení jsou:

    • odpustit v plné výši – stanovisko doporučující odpustit studentovi předepsanou částku v plné výši;

    • snížit na částku – stanovisko doporučující snížit předepsanou částku na uvedenou hodnotu;

    • zamítnout – žádosti studenta se doporučuje nevyhovět;

    • odložit – požadovaná částka má být rozdělena do splátek. Ke každé splátce je možné stanovit individuální datum splatnosti.

    Provedené změny a doporučení se uloží stisknutím tlačítka . Takto zpracované žádosti budou zahrnuty do podkladů pro rozhodnutí rektora.

    Osoby s právem fin-zad_rozh v aplikaci vidí ještě další část formuláře, prostřednictvím kterého je možné k žádosti individuálně zadat rozhodnutí rektora. Rozhodnutí je možné zadávat i hromadně v aplikaci Hromadná správa plateb v záložce Žádosti. Jakmile je rozhodnutí rektora zadáno, zobrazuje se místo ikony odkaz s popisem zadaného rozhodnutí.

  • Tisk rozhodnutí – odkaz Vytisknout v tomto sloupci slouží pro tisk rozhodnutí rektora k podané žádosti o úpravu rozhodnutí. Odkaz je zobrazován pouze u rozhodnutí, u kterého student podal žádost o úpravu a k této žádosti bylo zadáno rozhodnutí rektora. Pokud již bylo rozhodnutí rektora vytištěno, zobrazuje se zde i datum tisku.

  • Detail – přes ikonu je možné zobrazit podrobnější údaje k výpočtu rozhodnutí, informace o platbě a datu transakce, případně provést odpárování a přepárování platby na jiné rozhodnutí. Pro případ, kdy student provedl úhradu poplatku za studium jiným způsobem než na předepsaný bankovní účet je možné ručně zaevidovat výši úhrady a datum platby.

    Platby zasílané studenty se přijímají pouze elektronickou cestou na zvláštní číslo účtu univerzity a párují se automaticky podle variabilního symbolu platby. Párování plateb znamená přiřazení doručené platby ke konkrétnímu rozhodnutí o platbě.

  • Editace – přes ikonu je možné editovat poznámku, provést ruční úpravu vypočtené částky nebo rozhodnutí zcela zrušit.

    Rušení rozhodnutí se používá zcela výjimečně, v případech, kdy se změní vstupní údaje. Jinak se vytvořená rozhodnutí, pro která trvají důvody jejich vzniku, rušit nedají (systém by po jejich zrušení ihned napočítal nový poplatek), těm je pouze možné nastavit ruční částku (snížení, prominutí – částka 0).

Přepárování platby

Párování plateb probíhá automaticky a umožňuje přiřadit došlé platby k vygenerovanému rozhodnutí o platbě. Pokud je vytvořeno více rozhodnutí a student zašle součet všech částek prostřednictvím jedné platby, pak jsou z této částky automaticky uhrazena všechna rozhodnutí o platbě do výšky zaplacené částky (plně nebo částečně). Je-li zaslaná částka vyšší, než je požadovaná k uhrazení všech plateb, pak je zůstatkem částečně nebo plně uhrazeno další následně vystavené rozhodnutí. Je-li zaslaná částka nižší, jsou automaticky uhrazena rozhodnutí do výšky této částky, přičemž zbývající rozhodnutí zůstanou neuhrazena, je však možné ručně určit, které pohledávky v rámci dané agendy se mají přednostně uhradit. Platby je možné jednotlivě odpárovat a pak částku:

  • použít k zaplacení jiného rozhodnutí studenta;

  • ponechat platbu u studenta jako přeplatek, ze kterého se pak automaticky zaplatí následně vystavené rozhodnutí o platbě;

  • část použít k zaplacení rozhodnutí a část ponechat jako přeplatek;

  • vrátit do nespárovaných plateb v rámci agendy.

Přepárování lze provést z přehledu plateb zvoleného období, z přehledu plateb za celé studium a z přehledu došlých plateb. V detailech rozhodnutí je uvedena ikona odkazující na aplikaci pro přepárování platby. V přehledu došlých plateb je odkaz uveden pod ikonou ve sloupci Přepárovat, resp. Párování celé platby.

Po vstupu do aplikace Přepárovat se podle variabilního symbolu nebo čísla jednacího dohledá rozhodnutí, na které má být platba přepárována. Může být dohledáno více rozhodnutí, ze kterých se označí jedno a do pole částka se uvede výše částky, která se má na rozhodnutí napárovat. Pokud zůstane částka nevyplněna použije se maximální možná. Následný převod platby na vybrané rozhodnutí je nutné potvrdit označením rozhodnutí a stisknutím tlačítka .

Tlačítko umožňuje zrušit platbu u zvoleného rozhodnutí a její ponechání ve financování studenta. Částka může být použita pro ruční přepárování platby nebo je použita automaticky po nově vytvořeném rozhodnutí.

Párování celé platby probíhá obdobně, rozdíl je v tom, že se pracuje s celou částkou, nelze ji dělit. Při párování se vždy použije maximální možná částka. Tlačítkem se zvolená platba převede do seznamu aplikace Nespárované platby za financování a pak je možné ji použít k uhrazení financování jiného studenta.

V přehledu plateb je zobrazen způsob rozdělení plateb a částky, které byly odpárovány a ponechány u studenta jako přeplatek, mají v předpisu označení Studium (jsou přiřazeny k danému studiu zvoleného studenta, kde čekají na další využití). Při vytvoření nového poplatku a vygenerování rozhodnutí jsou přeplatky automaticky použity k zaplacení starších pohledávek a ze zbytku je uhrazen poplatek za poslední vytvořené rozhodnutí.

Časový harmonogram financování studií

Pro správnou funkčnost systému z hlediska zpracování financování studií je nutné dodržet harmonogram prací jednotlivých pracovníků vstupujících do procesu během zpracování údajů.

V první řadě musí univerzitní integrátor nastavit povinné atributy univerzitního období, které se používají pro tisk rozhodnutí:

  • rozhodnutí rektora o poplatcích za studium – číslo jednací – používané při tisku Rozhodnutí o platbě za studium generovaného informačním systémem;

  • rozhodnutí rektora o poplatcích za studium – datum – používané při tisku Rozhodnutí o platbě za studium generovaného informačním systémem;

  • rozhodnutí rektora o poplatcích za studium – číslo – používané při tisku Rozhodnutí o platbě za studium generovaného informačním systémem;

  • základ pro poplatky za studium, ve kterém je uvedena částka, která se v daném období používá jako základ pro výpočet poplatků spojených se studiem. Tato hodnota se nepoužívá přímo ve výpočtu, slouží pouze pro informační výpisy.

Ze strany studijních referentek je nutné:

  • Dodržet všechny zásady pro sběr údajů do CRS (ještě před odesláním dat do matriky) – včasně zanesené změny ve studijní evidenci studentů (vložení začátků nebo ukončení přerušení, vyřazení ze studia, kódy financování).

  • Včasně (před vystavením rozhodnutí o poplatcích studentům) provést ruční korekce údajů ze CRS prostřednictvím aplikace Korekce údajů CRS.

Nyní již mohou pracovníci odpovědní za výměr poplatků s přiděleným právem stud-f vystavit a rozhodnutí o poplatcích (děje se tak každý semestr po získání aktuálních informací z CRS), zaslat je jednotlivým studentům a kontrolovat plnění plateb. V případě potřeby mohou provést ruční spárování došlých plateb nebo převedení platby na jiný, správný variabilní symbol.