Apr 23, 2019   2:46 a.m. Vojtech
Academic information system

Evidence souhlasů uživatele


Aplikace Evidence souhlasů uživatele slouží k editaci souhlasů pro zpracování, zveřejňování a ochranu osobních údajů uživatelů AIS a ke správě skupin uživatelů/přihlášek/eosob po nichž je souhlas s těmito pravidly/předpisy vyžadován. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním provoz-a nebo oou-a.

V přehledu souhlasů lze vybrané souhlasy označit ve sloupci Ozn. a odstranit potvrzením tlačítka . U každého souhlasu jsou zobrazeny informace (Název souhlasu, Povinnost, Upozornění apod.), které se nastavují při zakládání nového souhlasu. Dále je možné souhlasy prohlížet , upravovat nebo zobrazit jejich historii . Přes ikonu může uživatel vstoupit do nastavení skupin uživatelů, kterým se má konkrétní souhlas zobrazit. Nový souhlas zakládá přes tlačítko pod přehledem souhlasů.

Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů provádějí uživatelé v aplikaci Souhlasy se zpracováním osobních údajů. K odsouhlasení nové významné verze souhlasu jsou uživatelé vyzváni ihned po přihlášení do AIS.

Editace

Do editace souhlasu lze vstoupit přes ikonu . V editaci souhlasu je možné opravovat aktuální verzi. V systému může být evidováno více verzí souhlasu se zpracováním osobních údajů. Uživateli je nabídnuta vždy aktuální verze souhlasu. U každé verze se zakládá Název souhlasu (i v ostatních jazycích) a dále se nastavují tyto položky:

  • Povinnost - zde je možné přes rozbalovací nabídku vybrat povinnost souhlasu - Povinný (znamená, že bez souhlasu není možné používat IS), Nepovinný (neukládá žádnou povinnost odsouhlasení) a nebo Povinný po uplynutí doby (znamená, že po uplynutí doby se stává souhlas povinným a neumožňuje uživateli bez odsouhlasení vstoupit do AIS).

  • Doba tolerance - pole pro doplnění počtu dnů. Doba tolerance musí být celé kladné číslo větší jak 0 a tento souhlas je vždy označený jako Upozornit na souhlas). Zobrazuje se v případě, že je zvolena povinnost na Povinný do doby.

  • Potvrdit odvolání souhlasu - pokud je políčko zaškrtnuté, zobrazí se textová pole pro doplnění znění souhlasu. Text lze vkládat i v dalších jazycích. před odvoláním tohoto souhlasu vyskočí okno s větou Opravdu si přejete souhlas odebrat? a s možností , která odvolá již potvrzený souhlas nebo s možností , která vrátí uživatele zpátky na stránku se souhlasy.

  • Upozornit na souhlas - pokud je zaškrtnuto a souhlas není udělen, zobrazí se nová zásadní informace v Osobní administrativě o tom, že existují nějaké souhlasy, které by měl ještě uživatel potvrdit. V momentě, kdy uživatel odsouhlasí vše, tato zásadní informace zmizí.

  • Seznámení s vnitřními předpisy - pokud je zaškrtnuto, zmizí možnost odvolat souhlas. Seznámení s vnitřními předpisy a je nastavený s upozorněním vzniká pro něho nová zásadní informace.

  • Poznámka - informace, která je zobrazena u souhlasu.

  • Použít v oblasti - zde lze nastavit oblasti, u kterých jsou vyžadovány souhlasy uživatele (Založení e-osoby v e-přihlášce, Návratka, Osobní administrativa informačního systému, Přístupy externích oponentů, Přístupy absolventů na základě odkazu z e-mailu). K vybraným oblastem lze vložit poznámku.

  • Propojit souhlas v rámci AIS - zde se vybírá operace, která vyžaduje souhlas uživatele (Elektronická komunikace v přijímacím řízení, Výroba identifikační karty daného typu, Revalidace identifikační karty daného typu).

  • Vysvětlení souhlasu pro uživatele - zde jsou zobrazena textová pole ve všech jazycích pro vkládání podrobného vysvětlení souhlasu uživatelům.

    Samotný text souhlasu se vkládá do textového pole v příslušném jazyce. Znění souhlasu musí být vyplněno minimálně v mateřském jazyce, ve kterém se zobrazuje uživatelům. Doporučováno je však vyplnění znění textu ve všech jazycích.

    Text aktuální verze souhlasu je možné editovat. Změny provedené v tomto rozmezí nezakládají novou verzi souhlasu, pouze aktualizují znění stávající verze (pokud tedy není v rámci úprav verze označena za významnou).

  • Významná změna - zobrazuje se v případě, kdy dochází ke změně souhlasu, který už byl nějakým uživatelem odsouhlasen. Pokud je zaškrnuto, bude uživatel znovu požádán o souhlas, i přes to, že již souhlas udělil. Pokud není zaškrnuto - uživatel není opětovně žádán o potvrzení souhlasu, ale má možnost novou verzi dopotvrdit.

    První vložená verze souhlasu se zpracováním osobních údajů je automaticky považována za významnou.
Všechny změny v nastavení pravidel souhlasu je nutné potvrdit přes tlačítko , které se nachází dole na stránce.

Nastavení skupin

Aplikace Nastavení skupin je určena pro definici skupin uživatelů/přihlášek/eosob. Patří-li uživatel alespoň do jedné z definovaných skupiny, je po něm udělení souhlasu vyžadováno.

Nová skupina uživatelů se přidá výběrem z nabídky kvalifikátorů nebo parafikátorů a potvrdí se stisknutím tlačítka . V případě parafikátoru je následně nutné doplnit upřesňující parametr ze zobrazené nabídky a opět potvrdit tlačítkem.

Seznam definovaných skupin uživatelů je zobrazen v přehledové tabulce. Označené skupiny je možné odebrat stisknutím tlačítka .