Oct 21, 2019   6:40 a.m. Uršuľa
Academic information system

Zahraniční oddělení


Modul Zahraniční oddělení poskytuje aplikace pro správu studentů vyjíždějících na studijní pobyty nebo pracovní stáže do zahraničí, rovněž tak pro studenty, kteří z partnerských škol přijíždějí studovat na STU. Modul zahrnuje i aplikace pro evidenci výjezdů zaměstnanců STU a evidenci příjezdů zahraničních hostů.

Mobility studentů – vyjíždějící

Aplikace pro správu studentů vyjíždějících do zahraničí umožňují připravit výběrové řízení pro uchazeče o studijní pobyt, vyhodnotit jej,a poskytnout pořadníky a statistiky studentů. Není-li řečeno jinak, aplikace jsou přístupné uživatelům s oprávněním zahranicni-a.

V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí studentů STU vyjíždějících do zahraničí:

  1. Definice zahraničních institucí v aplikaci Správa zahraničních institucí, definice dohod k jednotlivým institucím v aplikaci Evidence zahraničních dohod, včetně typů studia a kapacit pro výjezdy.

  2. Založení akademického roku v aplikaci Evidence univerzitních období.

  3. Definice možných jazykových certifikátů v aplikaci Evidence jazykových certifikátů a definice extrabodových důvodů v aplikaci Evidence extrabodových důvodů.

  4. Založení výběrového řízení v aplikaci Evidence výběrových řízení, včetně nastavení jeho atributů (zahrnují i termíny podávání přihlášek), dohod, možných skupin žadatelů a kritérií k výpočtu bodů pro sestavení pořadníků uchazečů o výjezd.

  5. Podávání přihlášek studenty, případně studijními referentkami přes aplikaci Podání přihlášky na výměnný pobyt.

  6. Hromadné vložení bodů získaných v prvním kole výběrového řízení do aplikace Seznam pro záznam výsledků.

  7. Vyhodnocení prvního kola výběrového řízení a sestavení pořadníků uchazečů pro postup do druhého kola výběrového řízení v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty.

  8. Zaslání pozvánky do druhého kola výběrového řízení z aplikace Seznam pro záznam výsledků.

  9. Hromadné vložení bodů získaných ve druhém kole výběrového řízení do aplikace Seznam pro záznam výsledků.

  10. Vyhodnocení druhého kola výběrového řízení a přidělení škol úspěšným studentům v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty. Korekce přidělení škol je možná v aplikaci Změny přiřazení studentů ke školám.

  11. Zaevidování studijního pobytu jednotlivým studentům STU v aplikaci Studijní evidenceStudijní výjezd. Tisk finanční dohody.

  12. Kontrola doložení požadovaných dokumentů v aplikaci Evidence splněných povinností (Checklisty).

  13. Návrat studenta, evidence skutečného data návratu, případně tisk dodatku k dohodě a změna stavu výjezdu v aplikaci Studijní výjezd.

  14. Zadání skutečného data odjezdu a příjezdu v aplikaci Studijní výjezd. Pokud se změní celková délka pobytu, vytiskne se i dodatek k finanční dohodě. Data se vkládají pouze v případě, že se liší od původně evidovaných termínů.

Mobility studentů – přijíždějící

V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí zahraničních studentů:

  1. Definice zahraničních institucí v aplikaci Správa zahraničních institucí, definice dohod k jednotlivým institucím v aplikaci Evidence zahraničních dohod (včetně koordinátorů, kapacit, fakult a typů studia).

  2. Založení zahraničních studijních programů v aplikaci Evidence studijních programů, případně příslušných studijních zaměření v aplikaci Evidence studijních zaměření.

  3. Nastavení atributů programů, případně zaměření (dokumenty pro zahraniční studenty atd.).

  4. Nastavení milníku Nominace přijíždějících studentů v harmonogramu období.

  5. Rozeslání e-mailových zpráv s logovacími údaji všem novým koordinátorům.

  6. Nominování studentů. Koordinátor dohody vloží přihlášené studenty do AIS přes aplikaci Nominace studentů.

  7. Nastavení milníku Období pro výměnné pobyty.

  8. Nastavení milníku Doplnění údajů přijíždějícími studenty.

  9. Akceptace nominací studentů. Pracovníci zahraničního oddělení s právem zahranicni-ac provedou akceptaci nominací, čímž studentům vytvoří uživatelské účty v AIS.

  10. Zaslání e-mailu s logovacími údaji a požadavkem o doplnění osobních údajů všem studentům s akceptovanou nominací.

  11. Doplnění osobních údajů studenty a vyplnění přihlášky ke studiu a Learning Agreementu, jejich potvrzení na domácí univerzitě a odeslání na STU.

  12. Akceptace pro vznik studia. Pracovníci zahraničního oddělení s oprávněním zahranicni-sc provedou akceptaci studenta pro vznik studia. Studentům je vytisknut a odeslán akceptační dopis a e-mail o akceptaci pro vznik studia.

  13. Akceptace nominovaných studentů. Pracovníci zahraničního oddělení STU provedou akceptaci, a tím i zápis studentů do studia.

  14. Provádění běžné evidence spojené se studiem v aplikaci Studijní evidence, Záznamník učitele, apod.

  15. Vytištění a předání výpisu studijních výsledků na základě vykonaných zkoušek ze studovaných předmětů. Tisk se provádí z aplikace Studijní evidence - Tisk dokumentů.

  16. Ukončení a vyřazení studenta ze studia na STU.

Práva k aplikacím zahraničního oddělení a jejich význam

Pro vstup do aplikací podporujících zahraniční studia přijíždějících a vyjíždějících studentů a učitelů je připraveno několik práv, která zpřístupňují konkrétní aplikace. Zahraniční koordinátoři nemusejí mít přiděleno žádné právo, aplikace pro nominaci jsou jim automaticky přístupné, jakmile jsou zaevidováni k alespoň jedné dohodě. Další aplikace se jim zpřístupní milníkem studijního období.

Práva pro správu a evidenci zahraničního oddělení jsou:

  • zahranicni-a – Zahraniční záležitosti – právo spouští většinu aplikací zahraničního oddělení, k ostatním aplikacím jsou určena následující práva;

  • zahranicni-b – Zahraniční – zakládání výjezdů – právo umožňuje ve studijní evidenci vkládat výjezdy studentů. Používá se v kombinaci s právem stud-p. Pokud má uživatel přiděleno právo stud-e, pak se právo zahranicni-b nepřiděluje;

  • zahranicni-c – Zahraniční – akceptace nominací – právo zpřístupňuje aplikaci Akceptace nominovaných studentůDoplnění údajů pro přijíždějící;

  • zahranicni-dd – Zahraniční – evidence druhů dohod – právo zpřístupňuje aplikaci Evidence druhů zahraničních dohod;

  • zahranicni-h – Zahraniční – správa hostů – právo zpřístupňuje sekci aplikací Mobility učitelů;

  • zahranicni-n – Zahraniční – nominace – právo umožňuje přístup k aplikaci Přijíždějící zahraniční hostéVýjezdy zaměstnanců.

  • zahranicni-r – Zahraniční – výběrová řízení – právo zpřístupňuje aplikaci Evidence extrabodových důvodůEvidence výběrových řízení;

  • zahranicni-s – Zahraniční – statistiky – právo zpřístupňuje aplikaci Statistiky výběrových řízení;

  • evidence-osob-E – evidence osob (všichni externisté) – právo umožňuje pracovat s osobními údaji koordinátorů, nastavovat jim hesla apod.;

  • stud-p – studijní práva (prohlížení) – právo umožňuje pracovníkům zahraničního oddělení nahlížet do studijní evidence studenta;

  • stud-e – studijní práva (editace) – právo umožňuje editovat studijní údaje studenta.