K vlastnímu přihlášení do Osobní administrativy slouží odkaz Přihlášení do osobní administrativy AIS, umístěný na hlavní stránce informačního systému. Po kliknutí na tento odkaz se zobrazí přihlašovací formulář se dvěma vstupními poli k vyplnění. Prvním je Přihlašovací jméno (User name), do něj se uvede přidělené identifikační číslo (ID) nebo login (uživatelské jméno). Do druhého pole Heslo (Password) se vepíše heslo a pro přihlášení do Osobní administrativy se klikne na tlačítko Přihlásit se.

Další možností přihlašovacího formuláře je nastavení doby platnosti přihlášení, což je minimální doba neaktivity, po kterou zůstane uživatel v systému přihlášen i když po tuto dobu neprovedl v systému žádné operace. Implicitně je tato doba nastavena na jeden den, kliknutím na odkaz změnit je možné zvolit jinou hodnotu.

Maximální doba platnosti přihlášení může být vzhledem k uchovávání dat v mezipaměti až o 10 % zvolené doby delší, tj. pokud je nastavena doba do odhlášení na jednu hodinu, může být uživatel po uplynutí 65 minut stále přihlášen.

Pod přihlašovacím formulářem je dále umístěn odkaz pro přístup do aplikace pro obnovení hesla. Uživatel, který zapomněl své heslo a dříve si aktivoval funkci obnovení hesla, si zde může nastavit nové heslo.

Pokud uživatel své přihlašovací údaje zapomněl nebo nemůže použít funkci pro obnovu hesla, musí se obrátit na svého systémového integrátora, který mu přidělí nové přístupové údaje. Kontakt na systémového integrátora lze získat v aplikaci Systémoví integrátoři, která je dostupná i z hlavní stránky informačního systému.

Pokud se po zadání správných přihlašovacích údajů opět otevře okno s přihlašovacím formulářem, pravděpodobně nemáte ve Vašem webovém prohlížeči povoleno ukládání tzv. cookies. Cookies umožňují jednoznačnou identifikaci uživatele a jejich povolení v prohlížeči je nutné k úspěšnému přihlášení do AIS. Webové prohlížeče mají použití cookies implicitně povoleno, ve většině případů není tedy nutné provádět žádné úpravy nastavení. Informace o tom, jak zkontrolovat nastavení cookies a případně jak jejich použití povolit, lze zobrazit po kliknutí na odkaz Návod k prvnímu přihlášení do AIS.

Vyzrazením hesla do AIS může dojít ke zneužití dat, proto je nutné hlídat si přístupová hesla a nemít je vystavená ostatním uživatelům na očích. Nevhodné je přihlašovat se do systému tak, aby mohl někdo heslo odhalit například sledováním prstů při psaní hesla na klávesnici. Další nevhodnou praktikou je sdělovat přihlašovací údaje dalším osobám (spolužákům, kolegům). Pro tento účel disponuje AIS aplikací Nastavení delegátů, kde může uživatel delegovat své pravomoce na jiného uživatele, aniž by mu sdělovat své přihlašovací údaje. Rovněž je třeba dbát na správné odhlašování ze systému. Doporučený postup bezpečného odhlášení je uveden zde.

Při podezření z vyzrazení hesla je nutné heslo co nejdříve změnit. Při podezření ze zneužití je vhodné ihned kontaktovat systémového integrátora a sdělil mu co nejpřesnější údaje o době a předpokládané aplikaci, kde mohlo ke zneužití dojít.

Získání přihlašovacích údajů

Uživatelské jméno a heslo jsou systémem automaticky vygenerovány jako řetězce několika znaků. Tyto informace získá automaticky:

• student po zápisu do prvního semestru studia, například při úvodu do studia, při imatrikulaci. Student, který podal elektronickou přihlášku a jehož fakulta to umožňuje, může přihlašovací údaje získat po zápisu z aplikace Elektronická přihláška ke studiu na  STU;

• zaměstnanec při nástupu do pracovního poměru na personálním oddělení.

Login (uživatelské jméno) je řetězec znaků, který se používá k jednoznačné identifikaci osoby v systému. Tvar loginu může být v různých systémech různého tvaru a délky. Na Slovenské technické univerzitě v Bratislavě je jeho délka nejvýše 15 znaků. Login je informačním systémem generován automaticky a vychází z příjmení uživatele. Protože se však některá příjmení vyskytují častěji, je nutné doplňovat je o další znaky, zpravidla počáteční písmeno jména, případně pořadová číslice.

Pokud vstupní údaje do AIS takto nezískají nebo heslo zapomenou, mohou kontaktovat fakultního, popř. univerzitního integrátora, který po dohodě poskytne heslo i s nejnutnějšími informacemi potřebnými k přihlášení do AIS. Kontakt na systémového integrátora lze získat v aplikaci Systémoví integrátoři, která je dostupná i z hlavní stránky informačního systému.

Akademického informačního systému je možné používat z libovolného počítače připojeného do celosvětové počítačové sítě Internet, a to pomocí webového prohlížeče přes adresu http://is.stuba.sk.

Akademický informační systém je rozdělen na veřejnou a neveřejnou část. Veřejnou část může navštívit libovolný návštěvník a získat zde základní informace o univerzitě, aniž by se musel do systému přihlašovat.

Pro vstup do neveřejné části informačního systému - tzv. Osobní administrativy je nutné vlastnit uživatelské jméno a heslo. Přístupové údaje získá každá osoba, která má k univerzitě nějaký vztah (nejčastější vztah je student či zaměstnanec) a informace o ní je vložena do AIS.