Dec 15, 2018   0:30 a.m. Ivica
Academic information system

Elektronická spisová služba


Elektronická spisová služba se zabývá evidencí spisů a dokumentů doručených na univerzitu nebo vytvořených na univerzitě. O dokumentu jsou evidována popisná data, přiložena může být i elektronická verze dokumentu a zaznamenána návaznost na jiné dokumenty. Cílem elektronické evidence je zefektivnění práce se spisy a dokumenty, řízení jejich toku, dohledatelnost operací provedených s jednotlivými dokumenty, jednodušší sdílení informací o dokumentech, zabezpečení včasného vyřízení a kontrola stavu vyřízení dokumentů.

STU používá pro evidenci a zpracování dokumentů IIS MIS od společnosti A.V.I.S. Elektronická spisová služba v AIS je na STU využívána pouze pro ukládání kopií dokumentů vygenerovaných z agend UIS a odeslaných do IIS MIS. Vzhledem k tomuto je přístup do aplikací Elektronické spisové služby v AIS omezen pouze pro uživatele s oprávněním spis-a. Tito uživatelé mají přístup k jednotlivým spisovým uzlům, které odpovídají jednotlivým instancím IIS MIS.

Pro korektní přenos dokumentů z AIS do IIS MIS a následně do datových schránek je zásadní nastavení jednotlivých dokumentů v aplikaci Způsob přenosu dokumentů z aplikací UIS do spisové služby. Na základě těchto nastavení je v IIS MIS prováděno zaspisování předávaných dokumentů a nastavovány jejich parametry.

Dokumenty vytvořené v jednotlivých agendách AIS, u nichž je požadavek na evidenci ve spisové službě, nejsou do IIS MIS předávány okamžitě, ale jsou řazeny do fronty, kde čekají na předání do IIS MIS. Zpracování fronty provádí AIS automaticky v nastaveném čase. Přehled dávek ve frontě a stav jejich zpracování poskytuje aplikace Dávky spisové služby pro externí zpracování. Komplexní přehled tištěných dokumentů s požadavkem na předání do IIS MIS zobrazuje aplikace Přehled dokumentů odeslaných do spisové služby, která zároveň umožňuje změnit způsob odeslání a zadat datum doručení u dokumentů doručovaných písemně.

Základní pojmy

Níže je uveden seznam pojmů, na které je možné v aplikacích Elektronické spisové služby narazit a jejich vysvětlení.

  • Archivace – uložení archiválí do archivu.

  • Archiválie - spis/dokument, u nějž bylo z důvodu jeho významnosti rozhodnuto o jeho trvalém uchování v archivu.

  • Cyklus dokumentu – dokument při evidenci prochází několika fázemi, při kterých jsou postupně provedeny činnosti, jako je zaevidování, zpracování, archivace a skartace dokumentu.

  • Číslo jednacíčíslo jednací – umožňuje sledovat návaznost dokumentu na předchozí nebo následující dokument. Dokumentu se číslo jednací přiděluje při založení nového dokumentu, nelze ho založit dopředu.

    Tvar čísla jednacího je dán nastavením u jednotlivých typů dokumentů v aplikaci Způsob přenosu dokumentů z aplikací UIS do spisové služby.

  • Dokumentdokument – dokumentem může být každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam v analogové či digitální podobě.

  • Datová schránka – je elektronické úložiště, které je určeno k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci, fyzickými a právnickými osobami.

  • PID – číslo, které jednoznačně identifikuje každý spis a dokument. Přiděluje se automaticky při založení nového spisu nebo dokumentu, je dostupné v přehledech a je možné podle něj vyhledávat.

  • Skartační lhůta – doba vyjádřená počtem let, po kterou je spis nebo dokument uložen ve spisovně. Po uplynutí této doby se spis nebo dokument zařadí do skartačního řízení.

  • Skartační řízení - postup, při kterém se vyřazují dokumenty s uplynulou skartační lhůtou, jejichž evidence není dále potřebná a při kterém se provádí výběr archiválií k archivaci

  • Skartační znak - určuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení:

    • A (archiv) - dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu;

    • S (stoupa) - dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení;

    • V (výběr) - dokument, jehož hodnotu v době vzniku nebo vyřízení nelze určit, po uplynutí skartační lhůty bude posouzen a zařazen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo S.

  • Spisspis – spisy slouží jako složka dokumentů.

  • Spisový uzelspisový uzel – spisový uzel se váže k pracovišti, každé pracoviště má nejvýše jeden spisový uzel. Každé pracoviště je samo spisovým uzlem nebo pod nějaký spadá. Hierarchie uzlů odpovídá zpravidla hierarchii pracovišť Slovenské technické univerzity v Bratislavě. Do spisového uzlu má automaticky přístup vedoucí pracoviště a sekretářka, dále osoby, které vedoucí nebo sekretářka zaevidují jako dalšího správce uzlu.

  • Šanonšanon – elektronická obdoba kancelářského šanonu pro evidenci elektronických dokumentů. Šanony se evidují v aplikaci Evidence interní dokumentace pracoviště, která je z Osobní administrativy dostupná každému vedoucímu pracoviště. Šanony jsou využívány i pro potřeby spisové služby, dokumenty lze do zvoleného šanonu vkládat v aplikacích Elektronické spisové služby.

  • Úroveň pokročilostiúroveň pokročilosti – je definována pro každý spisový uzel a určuje množství operací, které lze na uzlu provádět. Výčet možných úrovní je uveden v dokumentaci k aplikaci Evidence spisových uzlů.

  • Zaevidování dokumentu – zaevidování dokumentu provádí pověřená osoba daného spisového uzlu, která do spisovny zaznamená popisné informace o dokumentu, včetně adresáta a odesílatele, přiloží elektronickou verzi dokumentu, včetně příloh.

  • Zpracování spisu – zpracování zahrnuje veškeré potřebné operace se spisem, jako je například předání spisu adresované osobě, odeslání vytvoření kopie, zanesení fyzických změn , přeposlání dokumentu na jiný spisový uzel.

  • Způsob založenízpůsob založení – určuje způsob založení dokumentu. Dokument může vzniknout standarní cestou, kdy jej uživatel založí na svém spisovém uzlu ručně a doplní k němu odpovídající paramentry a přílohy; nebo může být dokument založen jako tiskový výstup z některé z agend AIS (typicky studijní evidence nebo přijímací řízení). V tomto případě jsou některé atributy dokumenty automaticky doplněny (např. název, počet stran, adresát) a je možné je změnit.