Dec 19, 2018   6:04 a.m. Judita
Academic information system

Způsob přenosu dokumentů (záznamů) z aplikací UIS do spisové služby


spisová služba!nastavení přenosu dokumentů

Aplikace Způsob přenosu dokumentů z aplikací UIS do spisové služby je určena ke konfiguraci přenosu jednotlivých typů dokumentů generovaných z Akademického informačního systému a předávaných do spisové služby. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním provoz-a.

Přehled typů dokumentů

Záložka Přehled typů dokumentů zobrazuje přehled dostupných typů dokumentů generovaných z AIS a umožňuje definovat strukturu jejich kumulativního ID a čísla jednacího. Pro každý typ dokumentu je zobrazen jeho název a systémový identifikátor (využívá se vnitřně v AIS) a agenda, do které daný typ dokument náleží. Seznam je řazen dle agendy a v rámci agendy dle názvu typu. Pomocí filtru nad seznamem je možné zobrazit pouze typy dokumentů určité agendy.

Přes ikonu ve sloupci Kumulativní ID je možné definovat strukturu kumulativního ID zvoleného typu dokumentu. Struktura je tvořena z jednotlivých identifikátorů, které jsou v nastaveném pořadí (shora dolů) zřetězeny příslušným oddělovačem. Požadovaný identifikátor se zvolí z nabídky a jeho přidání se potvrdí stisknutím tlačítka . Přiřazené identifikátory jsou zobrazeny v přehledové tabulce, kde je možné měnit jejich pořadí pomocí šipek   ve sloupci Poř., případně je odebrat jejich označením a stisknutím tlačítka .

Kumulativní ID se používá pro řazení dokumentů do spisů. Typy dokumentů, které mají být řazeny do stejného spisu musí mít kumulativní ID nastaveno stejně.

Přes ikonu ve sloupci Číslo jednací je možné definovat strukturu čísla jednacího příslušného typu dokumentu. Struktura je tvořena z jednotlivých identifikátorů, které jsou v nastaveném pořadí (shora dolů) zřetězeny příslušným oddělovačem. Požadovaný identifikátor se zvolí z nabídky a jeho přidání se potvrdí stisknutím tlačítka . Přiřazené identifikátory jsou zobrazeny v přehledové tabulce, kde je možné měnit jejich pořadí pomocí šipek   ve sloupci Poř., případně je odebrat jejich označením a stisknutím tlačítka . Číslo jednací je přenášeno do spisové služby a je jím označena příloha zaspisovaného dokumentu.

Základní nastavení přenosu

Záložka Základní nastavení přenosu umožňuje pro jednotlivé typy dokumentů nastavit základní parametry přenosu do spisové služby - tj. režim tisku, režim přepisu, spisový a skartační plán a způsob odeslání.

V konfigurační tabulce jsou po jednotlivých agendách uvedeny typy dokumentů, pro které je možné nastavovat způsob jejich přenosu do spisové služby. Pro každý dokument se nastavuje:

  • Režim tisku – určuje, zda a jakým způsobem se má dokument vládat do spisové služby. Význam jednotlivých možností je následující:

    • Nevstupuje – dokument ze své povahy nemá být zpracován spisovou službou, a proto do spisové služby vůbec nevstupuje;

    • Okamžitě – dokument má být svojí povahou zpracován ve spisové službě a je do ní automaticky vložen při každém tisku, bez možnosti zásahu ze strany uživatele. Tento režim neumožňuje uživateli tisk kontrolních vzorků;

    • Řízený – dokument má být svojí povahou zpracován ve spisové službě a vstupuje do ní na základě rozhodnutí uživatele při každém tisku. V aplikaci, ve které uživatel dokumenty tiskne, je možné zvolit, zda se je jedná o ostrý tisk s vložením dokumentu do spisové služby, nebo o tisk zkušeního vzorku.

    Vstupují-li dokumenty do spisové služby, jsou automaticky zakládány na spisovém uzlu přiřazenému uživatele, který dokumenty tiskne.

  • Režim přepisu – ovlivňuje způsob vkládání dokumentů, které se již ve spisové službě vyskytují a režim jejich zpracování. Možnosti jsou:

    • Přepsat – původní verze dokumentu umístěná ve spisové službě je přepsána (nahrazena) dokumentem nově tisknutým;

    • Přeskočit – je-li ve spisové službě nalezena dřívější verze právě tisknutého dokumentu, je tato verze zachována a vrácena uživateli (tisk nové verze je přeskočen). O použití starší verze dokumentu je uživatel informován.

    • Přidat – při opakovaném tisku dokumentu je vytvořena nová verze, evidovaná pod samostatným číslem jednacím a uložena do spisové služby. Dochází k multiplikaci dokumentu. O vytvoření nového dokumentu je uživatel informován.

  • Spisový a skartační plán – umožňuje stanovení spisového plánu, který má být dokumentu ve spisové službě přiřazen. Nastavuje se výběrem příslušné položky ze zobrazené nabídky. Takto nastavený spisový plán bude použit pro všechny typy studia, pro které není provedeno individuální nastavení. Individuální nastavení spisového plánu pro jednotlivé typy studia je možné provést po kliknutí na ikonu . Zde se označí požadované typy studia, zvolí se spisový plán a potvrdí se stisknutím tlačítka . Aktuální nastavení je zobrazeno v přehledové tabulce, každý typ studia zde může být uveden maximálně jednou. Pro změnu spisového plánu je nutné záznam pro daný typ studia odebrat a následně přidat nový záznam s požadovaným spisovým plánem.

    U některých typů dokumentů v agendě přijímacího řízení je možné zadat spisový a skartační plán zvlášť pro agendu přijímacího řízení a a pro agendu studia. Toto nastavení se používá v případě, kdy při zápisu uchazeče do studia dochází k přesunu dokumentu mezi spisy.
  • Způsob odeslání – slouží ke stanovení způsobu odeslání příslušného typu dokumentu. Výběr je prováděn z číselníku a zadaný údaj je pro daný typ dokumentu přenášen do spisové služby.

Stisknutím tlačítka budou provedené změny v parametrech uloženy. Zobrazený seznam typů dokumentů je řazen dle agendy a v rámci agendy dle názvu typu. Pomocí filtru nad seznamem je možné zobrazit pouze typy dokumentů určité agendy.

Nastavení pro elektronické odeslání

Záložka Nastavení pro elektronické odeslání umožňuje pro jednotlivé typy dokumentů nastavit parametry pro odeslání datovou schránkou.

V konfigurační tabulce jsou po jednotlivých agendách uvedeny typy dokumentů, pro které je možné nastavovat způsob jejich přenosu do spisové služby. Pro každý dokument je možné nastavit:

  • Typ razítka – umožňuje přiřadit elektonické razítko. Nastavuje se výběrem příslušné položky ze zobrazené nabídky. Takto nastavené elektronické razítko bude použito pro všechny typy studia, pro které není provedeno individuální nastavení. Individuální nastavení pro jednotlivé typy studia je možné provést po kliknutí na ikonu . Zde se označí požadované typy studia, zvolí se elektronické razítko, případně pracoviště a potvrdí se stisknutím tlačítka . Aktuální nastavení je zobrazeno v přehledové tabulce, každý typ studia zde může být uveden maximálně jednou. Pro změnu elektronického razítka je nutné záznam pro daný typ studia odebrat a následně přidat nový záznam s požadovaným razítkem.

    Seznam nabízených elektronických razítek je možné spravovat v aplikaci Evidence elektronických razítek.
  • Formulář datové zprávy - volbou příslušné položky z nabídky je možné k typu dokumentu přiřadit formulář datové zprávy.

    Seznam nabízených formulářů datových zpráv je možné spravovat v aplikaci Evidence formulářů datových zpráv.
  • Režim doručování – určuje jakým způsobem má být nakládáno s dokumenty, které je možné odeslat datovou schánkou (uživatel má datovou schránku a ta je aktivní). Nastavení platí zejména pro hromadné tisky, individuální tisky vrací PDF výstup uživateli vždy (tj. varianta Písemně i elektronicky). Význam jednotlivých možností je následující:

    • Jen písemně - všechny vygenerované dokumenty budou při generování založeny do spisové služby avšak nebudou odesílány přes datovou schránku (i když ji mají adresáti aktivní). AIS vrátí uživateli PDF dokument pro tisk a odeslání v papírové podobě;

    • Jen elektronicky (datová schránka) - dokumenty budou při generování založeny do spisové služby a pro adresáty s aktivní datovou schránkou budou odeslány přes datovou schránku. Uživateli bude vrácen protokol s dokumenty odeslanými prostřednictvím datové schránky a PDF s dokumenty, které nebylo možné datovou schránkou odeslat.

    • Písemně i elektronicky - kombinace předchozích režimů - AIS vygeneruje dokumenty, předá je do spisové služby a adresátům s aktivní datovou schránkou odešle dokumenty do datové schránky. Uživateli vrátí PDF se všemi dokumenty pro případný tisk a následné odeslání v papírové podobě a protokol s dokumenty odeslanými prostřednictvím datové schránky;

    • Elektronicky a písemně jen na založení - AIS vygeneruje dokumenty, předá je do spisové služby a adresátům s aktivní datovou schránkou je odešle do datové schránky. Uživateli vrátí PDF s dokumenty, který nebyly odeslány přes datovou schránku pro jejich tisk, protokol s dokumenty odeslanými prostřednictvím datové schránky následnovaný dokumenty pro případný tisk a založení.

Provedené změny v nastavení je nutné uložit stisknutím tlačítka umístěným pod sezname typů dokumentů. Zobrazený seznam typů dokumentů je řazen dle agendy a v rámci agendy dle názvu typu. Pomocí filtru nad seznamem je možné zobrazit pouze typy dokumentů určité agendy.