Dec 15, 2018   0:31 a.m. Ivica
Academic information system

Adresář


nastavení!adresáře

Aplikace Adresář slouží ke správě adresáře kontaktů na spisovém uzlu, případně uživatele. Údaje nastavené v adresáři se přednostně nabízejí ve formuláři pro vložení nového dokumentu nebo úpravu již evidovaného dokumentu. Nastavení urychluje výběr odesílatelů a příjemců při evidenci dokumentu. Do adresáře spisového uzlu lze podle potřeby zařadit:

Bližší popis jednotlivých druhů kontaktů v adresáři je uveden v následujících částech tohoto textu.

Oblíbené uzly

nastavení!adresáře!oblíbené uzly

V záložce Oblíbené uzly je možné spravovat seznam uzlů spisové služby, které se mají uživatelům zvoleného spisového uzlu přednabízet v zadávání adresátů nebo příjemců v zakládání/editaci dokumentu.

Požadovaný uzel, který se mezi oblíbené má přidat, se zvolí ze zobrazené nabídky a potvrdí stisknutím tlačítka .

Seznam všech oblíbených uzlů v adresáři zvoleného uzlu je zobrazen v přehledové tabulce. Pořadí uzlů je možné ovlivnit pomocí šipek   ve sloupci Poř.. Označeném uzly je možné odebrat stisknutím tlačítka .

Často vybírané osoby

nastavení!adresáře!oblíbené osoby

V záložce Často vybírané osoby je možné spravovat seznam uživatelů, které se mají u zvoleného spisového uzlu přednabízet v zadávání adresátů nebo příjemců v zakládání/editaci dokumentu.

Požadovaná osoba se dohledá pomocí vyhledávacího pole a stisknutím tlačítka se zařadí do seznamu oblíbených osob. Zde je možné označené osoby odebrat stisknutím tlačítka .

Externí adresy

nastavení!adresáře!externí adresy

Záložka Externí adresy umožňuje evidovat externí adresy často využívané v rámci spisové služby. Evidované adresy jsou přednabízeny v zadávání adresátů nebo příjemců v zakládání/editaci dokumentu.

Novou adresu je možné vložit vyplněním připraveného formuláře. Obec v ČR nebo SR se dohledává podle zadaného PSČ stisknutím tlačítka . V případě jiného státu se obec zadává textově. Zatržením volby Společná pro uzel bude adresa společná všem uživatelům spisového uzlu. V opačném případě bude adresa dostupná pouze uživateli, který ji zaevidoval.

Seznam všech evidovaných externích adres zvoleného spisového uzlu je zobrazen v přehledové tabulce. Ve sloupci Společná je uvedeno, zda je adresa společná pro uzel či nikoliv. Příznak i jednotlivé položky adresy lze editovat kliknutím na ikonu ve sloupci Editace. Označené uzly je možné odebrat stisknutím tlačítka .

Skupiny adresátů

nastavení!adresáře!skupiny adresátů

Záložka Skupiny adresátů umožňuje vytvářet skupiny příjemců, které lze následně využívat při hromadném rozesílání dokumentů.

Nová skupina se založí pomocí zobrazeného formuláře. Zatržením volby Společná pro uzel se skupina adresátů po založení zpřístupní všem uživatelům na daném spisovém uzlu. Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka .

Seznam všech evidovaných skupin adresátů zvoleného spisového uzlu je zobrazen v přehledové tabulce. Ve sloupci Společná je uvedeno, zda je skupina příjemců společná pro uzel či nikoliv. Příslušnou skupinu lze editovat kliknutím na ikonu ve sloupci Editace. Označené skupiny je možné odebrat stisknutím tlačítka .

Pomocí ikony ve sloupci Adresáti je možné spravovat seznam adresátů ve zvolené skupině. Adresáty lze do skupiny přidělovat:

  • individuálně - v záložce Jednotlivé adresy lze do skupiny adresátů přiřadit konkrétního uživatele nebo spisový uzel. Požadovaný typ kontaktu se volí přepínačem Typ kontaktu. Následně se zvolí spisový uzel nebo se vyhledá požadované osoba a potvrdí se stisknutím tlačítka . Seznam individuálně přidaných adresátů je zobrazen v přehledové tabulce, kde lze požadovaný záznam označit a stisknutím tlačítka jej ze skupiny vyřadit.

  • hromadně - v záložce Hromadné adresy lze do skupiny adresátů přiřadit skupinu osob. Skupina je definována kvalifikátorem, případně parametrickým kvalifikátorem. Nová skupina uživatelů se přidá výběrem z nabídky kvalifikátorů a stiskne se tlačítko . V případě parafikátoru se nejprve zvolí příslušná skupina a následně se zvolí upřesňující parametr a potvrdí se tlačítkem . Seznam všech přiřazených skupin uživatelů je zobrazen v přehledové tabulce. Označené skupiny osob je možné odebrat stisknutím tlačítka .