Dec 18, 2018   9:54 p.m. Sláva, Slávka
Academic information system

Evidence spisových uzlů


evidence spisových uzlů

Aplikace Evidence spisových uzlů slouží k evidenci a správě spisových uzlů pro agendu elektronické spisové služby. Aplikace je přístupná uživatelům s přiděleným oprávněním spis-e.

Spisové uzly jsou uspořádány hierarchicky a do jisté míry kopírují hierarchii pracovišť Slovenské technické univerzity v Bratislavě. Nejprve se založí centrální spisový uzel, pod nímž se následně založí další spisové uzly.

Nový spisový uzel se založí pomocí formuláře v úvodu aplikace. Zde je zapotřebí zvolit z nabídky typ spisového uzlu (slouží pouze pro rozlišení typu uzlu) a úrověň pokročilosti (ovlivňuje operace dostupné na uzlu) a vyplnit název uzlu, který bude zobrazován uživatelům v aplikacích Elektronické spisové služby. V poli Zařazení k pracovišti se vyhledá pracoviště STU, pro které má být spisový uzel založen. Nakonec se v nabídce Přiřazeno k uzlu zvolí spisový uzel, pod který má být nový spisový uzel zařazen. Založení nového uzlu se potvrdí stisknutím tlačítka .

Každé pracoviště může být přiřazeno pouze k jednomu spisovému uzlu. Pod jeden spisový uzel může patřit několik pracovišť.

Seznam evidovaných spisových uzlů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého uzlu je zobrazen jeho název, pracoviště, ke kterému je uzel přiřazen, typ a pokročilost uzlu. Uvedené údaje je možné změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

Ve sloupci Výběr pracovišť lze přes ikonu přidat další pracoviště, pro které není žádný spisový uzel dosud zřízen. Každé pracoviště může být přiřazeno pouze k jednomu spisovému uzlu. Pod jeden spisový uzel může patřit několik pracovišť. Toto nastavení se použije například v případě, kdy pro pracoviště fakulty není zřízen vlastní spisový uzel, ale existuje uzel pro děkanát. K tomuto uzlu se přiřadí i pracoviště fakulty a tím bude možné v nastavení příjemců v aplikaci K odeslání v rámci školy nastavit jako adresáta dokumentu funkci děkan (i přesto, že děnan není na pracoviště děkanát evidován, ale je evidován na pracovišti fakulty, které je k uzlu děkanátu zaevidováno). Funkce se tedy používá pro pomocné zjištění spisového uzlu.

Prostřednictvím ikony ve sloupci Podací deníky lze spravovat podací deníky přiřazené k vybranému spisovému uzlu. Požadovaný podací deník se zvolí ze zobrazené nabídky a potvrdí stisknutím tlačítka . Seznam podacích deníků spisového uzlu je zobrazen v přehledové tabulce, kde je možné přiřazení podacího deníku k uzlu zrušit označením požadovaného záznamu a stisknutím tlačítka .

Seznam podacích deníků je možné spravovat v aplikaci Evidence podacích deníku.

Úrovně pokročilosti uzlů

spisový uzel!úrovně

Úroveň pokročilosti spisového uzlu určuje množství operací, které lze na uzlu provádět. Význam jednotlivých úrovních, je následující:

  • kompletní spisovna – ve spisovém uzlu lze s dokumenty provádět všechny úkony nabízené Elektronickou spisovou službou, včetně dohledávání a zobrazování údajů o všech dokumentech evidovaných ve všech uzlech;

  • podací deník – umožňuje zpracovávat dokumenty příslušící pod daný spisový uzel;

  • speciální uzel pro archiv – spisový uzel určený pro pracoviště archivu. Představuje základní uzel rozšířený o funkce potřebné pro archivaci dokumentů celé spisové služby. Oproti základnímu uzlu obsahuje aplikace: Archiv, Celkový přehled dokumentů, Správa skartačních žádostí;

  • speciální uzel pro centrální podatelnu – spisový uzel sloužící jako hlavní podatelna v situacích, kdy existuje více podatelen. Oproti speciálnímu uzlu pro podatelnu obsahuje aplikace Celkový přehled dokumentů, Datová schránka, Datová schránka - odeslání;

  • speciální uzel pro centrální podatelnu bez datových schránek – zastává funkci centrální podatelny, nemá však přístup k datové schránce;

  • speciální uzel pro podatelnu – spisový uzel určený pro příjem dokumentů od externích adresátů, jejich distribuci na spisové uzly příjemců v rámci univerzity a ke sběru dokumentů odesílaných externím adresátům mimo univerzitu. Oproti základnímu uzlu obsahuje aplikace: Vrátit dokument do oběhu, Výpravna;

  • speciální uzel (vše bez e-podatelny a odesílání přes datovou schránku) - speciální uzel obsahující všechny dostupné operace kromě práce s datovou schránkou a e-podatelnou.

  • základní uzel – základní spisový uzel pro evidenci a správu dokumentů Elektronické spisové služby. Využívá se pro běžná pracoviště, která nevyžadují žádné roršiřující funkce pro evidenci dokumentů;

  • základní uzel s výpravnou – základní uzel s funkcí výpravny, který může přijímat dokumenty k vypravení mimo univerzitu a označovat dokumenty jako odeslané mimo univerzitu. Oproti základnímu uzlu obsahuje aplikace: Vrátit dokument do oběhu, Výpravna;

  • základní uzel rozšířený o podatelnu – základní uzel s funkcí elektronické podatelny, který může zpracovat e-mailové zprávy doručené na e-mailovou adresu elektronické podatelny. Oproti základnímu uzlu obsahuje aplikace: E-podatelna;