15. 7. 2019  19:56 Henrich
Akademický informačný systém

Evidence spisových uzlů


evidence spisových uzlů

Aplikace Evidence spisových uzlů slouží k evidenci a správě spisových uzlů pro agendu elektronické spisové služby. Aplikace je přístupná uživatelům s přiděleným oprávněním spis-e.

Spisové uzly jsou uspořádány hierarchicky a do jisté míry kopírují hierarchii pracovišť Slovenské technické univerzity v Bratislavě. Nejprve se založí centrální spisový uzel, pod nímž se následně založí další spisové uzly.

Nový spisový uzel se založí pomocí formuláře v úvodu aplikace. Zde je zapotřebí zvolit z nabídky typ spisového uzlu (slouží pouze pro rozlišení typu uzlu) a úrověň pokročilosti (ovlivňuje operace dostupné na uzlu). V případě potřeby lze na uzlu omezit použití některých operací. Dále je možné vyplnit název uzlu, který bude zobrazován uživatelům v aplikacích Elektronické spisové služby. V poli Zařazení k pracovišti se vyhledá pracoviště STU, pro které má být spisový uzel založen. Nakonec se v nabídce Přiřazeno k uzlu zvolí spisový uzel, pod který má být nový spisový uzel zařazen. Založení nového uzlu se potvrdí stisknutím tlačítka .

Každé pracoviště může být přiřazeno pouze k jednomu spisovému uzlu. Pod jeden spisový uzel může patřit několik pracovišť.

Seznam evidovaných spisových uzlů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého uzlu je zobrazen jeho název, pracoviště, ke kterému je uzel přiřazen, typ a pokročilost uzlu. Uvedené údaje je možné změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit.

Ve sloupci Výběr pracovišť lze přes ikonu přidat další pracoviště, pro které není žádný spisový uzel dosud zřízen. Každé pracoviště může být přiřazeno pouze k jednomu spisovému uzlu. Pod jeden spisový uzel může patřit několik pracovišť. Toto nastavení se použije například v případě, kdy pro pracoviště fakulty není zřízen vlastní spisový uzel, ale existuje uzel pro děkanát. K tomuto uzlu se přiřadí i pracoviště fakulty a tím bude možné v nastavení příjemců v aplikaci K odeslání v rámci školy nastavit jako adresáta dokumentu funkci děkan (i přesto, že děnan není na pracoviště děkanát evidován, ale je evidován na pracovišti fakulty, které je k uzlu děkanátu zaevidováno). Funkce se tedy používá pro pomocné zjištění spisového uzlu.

Prostřednictvím ikony ve sloupci Podací deníky lze spravovat podací deníky přiřazené k vybranému spisovému uzlu. Požadovaný podací deník se zvolí ze zobrazené nabídky a potvrdí stisknutím tlačítka . Seznam podacích deníků spisového uzlu je zobrazen v přehledové tabulce, kde je možné přiřazení podacího deníku k uzlu zrušit označením požadovaného záznamu a stisknutím tlačítka .

Seznam podacích deníků je možné spravovat v aplikaci Evidence podacích deníku.

Úrovně pokročilosti uzlů

spisový uzel!úrovně

Úroveň pokročilosti spisového uzlu určuje množství operací, které lze na uzlu provádět. Význam jednotlivých úrovních, je následující:

  • Archiv – tato pokročilost obsahuje funkce potřebné pro uzel přiřazený k pracovišti archivu. Zpřístupňuje operace pro archivaci dokumentů celé spisové služby - zejména aplikace Archiv a Správa skartačních žádostí;

  • Celkový přehled dokumentů - na daném uzlu zapíná aplikaci Celkový přehled dokumentů (záznamů);

  • Podací deník – umožňuje základní evidenci dokumentů v podobě elektronického podacího deníku - jejich zakládání a zpracování na daném spisovém uzlu;

  • Podatelna – zpřístupňuje na uzlu operace pro příjem dokumentů od externích adresátů, jejich distribuci na spisové uzly příjemců v rámci univerzity+ Jedná se zejména o aplikace pro zrychlené zakládání dokumentů - Nový dokument (podatelna) a Vrátit dokument (záznam) do oběhu;

  • Výpravna – zapíná na uzlu funkce pro výpravnu - uzel může přijímat dokumenty k vypravení mimo univerzitu a označovat dokumenty jako odeslané mimo univerzitu;

  • Základní uzel – základní operace pro evidenci a správu dokumentů Elektronické spisové služby. Využívá se pro běžná pracoviště, která nevyžadují žádné roršiřující funkce pro evidenci dokumentů.