Dec 15, 2019   12:13 p.m. Ivica
Academic information system

Evidence zahraničních dohod


Aplikace Evidence zahraničních dohod umožňuje evidovat dohody uzavřené se zahraničními institucemi o studijním pobytu studentů STU. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a.

Po vstupu do aplikace se zobrazí seznam všech partnerských institucí zaevidovaných v aplikaci Správa zahraničních institucí. Seznam je možné omezit prostřednictvím zobrazeného filtru. Volba Existuje nominace zobrazí všechny instituce, pro které existuje dohoda, na které je evidována alespoň jedna nominace přijíždějícího studenta. Volba Existuje studium zobrazí všechny instituce, pro které existuje minimálně dohoda, na které je evidováno alespoň jedno studium přijíždějícího studenta nebo na které je evidován student na výjezdu. Instituce, se kterou se má v aplikaci dále pracovat, se zvolí kliknutím na ikonu ve sloupci Vybrat.

Správa dohod instituce

Jakmile je zvolena instituce, je možné spravovat její dohody. Novou dohodu lze k instituci zaevidovat pomocí formuláře v dolní části aplikace, v němž je povinným údajem Druh dohody, který se volí z číselníku. Dále je možné vložit koordinátora STU, poznámku a období, na které je dohoda uzavřena. Zadané údaje se potvrdí tlačítkem . Nová dohoda je založena jako aktivní. Pro každou instituci může být evidováno více dohod, pro každý Druh dohody však může být evidována pouze jedna dohoda.

Položky zobrazené v nabídce Druh dohody je možné spravovat v aplikaci Evidence druhů zahraničních dohod.

Seznam evidovaných dohod instituce je zobrazen v přehledové tabulce. Význam jednotlivých sloupců tabulky je následující:

  • Ozn. – pole pro označení dohody je zobrazeno jen v případě, že na ní není evidován žádný student (žádný student v rámci dohody nevyjel do zahraničí) a k dohodě nejsou evidovány žádné přílohy. Označené dohody lze smazat tlačítkem .

  • Stav – každá nově založená dohoda je automaticky aktivní. Kliknutím na ikonu lze dohodu deaktivovat. Neaktivní dohody jsou označeny ikonou a nejsou nabízeny v ostatních aplikacích zahraničního oddělení. Deaktivace se provádí v případě, že skončil termín platnosti dohody nebo došlo ke změně dohody a ta byla nahrazena jinou dohodou. Deaktivovanou dohodu je možné znovu aktivovat.

    Pokud jsou k deaktivované dohodě evidováni aktivní koordinátoři (viz určení koordinátorů), je jim automaticky po 14 dnech po deaktivaci dohody ukončen externí pracovní poměr (jsou-li evidováni pouze na této dohodě).
  • Kompletnost – ikona indikuje kompletnost nebo nekompletnost údajů evidovaných k dohodě. Dohoda je kompletní, pokud je určen alespoň jeden typ studia. Na nekompletní dohody nelze nominovat studenty a zakládat výjezdy.

  • Druh – uveden je Druh dohody, pod kterým je dohoda zařazena.

  • Fakulty – ke každé dohodě musí být evidováno jedno nebo více pracovišť (fakult), pro něž je dohoda uzavřena. Nejsou-li přiřazeny, nelze na dohodě evidovat výjezdy studentů. Pokud je dohoda uzavřena pro všechny fakulty, pak se nastaví pracoviště univerzity. K pracovišti je možné evidovat další údaje, jako termín platnosti dohody, fakultního koordinátora, který je kontaktní osobou. Není-li fakultní koordinátor uveden, zaujímá tuto roli koordinátor uvedený přímo u dohody.

    Prostřednictvím ikony ve sloupci Přílohy, lze pro jednotlivá přiřazená pracoviště vkládat elektronické přílohy - např. naskenovanou podobu uzavřené dohody apod. Jsou-li přílohy evidovány, nelze pracoviště odstranit (nejdříve je zapotřebí odebrat přílohy).

  • Typ studia – v této části aplikace se evidují typy studia, v rámci kterých je možné studijní pobyty na dané dohodě uskutečnit a kapacity pro příjezdy a výjezdy.

    Nový typ studia lze zaevidovat pomocí formuláře v dolní části aplikace. Zde se zvolí požadovaný typ studia (zvolit lze jeden typ studia nebo jakoukoliv kombinaci nabízených typů), dále jazyk studia, další jazyk (nepovinný, zobrazuje se v závorce za primárním jazykem v aplikacích pro výjezdy studentů, lze nastavit maximálně 1). Vyplněné údaje se potvrdí tlačítkem .

    Typy studia evidované v rámci dohody jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Po kliknutí na ikonu ve sloupci Kapacity lze pro jednotlivé kombinace typu studia a jazyka nastavovat kapacity pro přijíždějící a vyjíždějící studenty.

    Není-li sloupec Kapacita v přehledu typů studií zobrazen, jedná se o typ dohody, pro který se kapacity neevidují. Nastavení se řídí atributem Evidovat kapacity v aplikaci Evidence druhů zahraničních dohod.

    Kapacitu je možné evidovat pouze pro univerzitní období založená univerzitním integrátorem a pro fakulty evidované ke zvolené dohodě (viz Fakulty). Kapacita se eviduje zvlášť pro přijíždějící studenty, zvlášť pro vyjíždějící studenty a pro každé univerzitní období a fakulty, případně obory, pro které je dohoda uzavřena. Oborů je možné v rámci jednoho záznamu evidovat více – volba Studijní obor. Další obor lze přidat tlačítkem . Obory evidované k dohodě omezují volbu výběru škol v přihlášce na studijní pobyt a volbu dodatečných preferencí.

    Zadané údaje lze změnit i dodatečně přes ikonu ve sloupci Upravit.

    Kvóty pro semestry (studentoúseky) mohou být počítány následujícími způsoby:

    • pro několik fakult je evidována samostantná kapacita – pro dohodu, stupeň studia a univerzitní období je evidována kapacita pro příjezdy pro jednotlivé fakulty, tato kapacita se při nominacích počítá pro každou fakultu zvlášť (například je stanovena kapacita pro dvě fakulty, pro každou má hodnotu dva, pak na tuto dohodu mohou být nominováni až čtyři studenti);

    • pro několik fakult je evidována sdílená kapacita – pro dohodu, stupeň studia a univerzitní období je evidována kapacita pro příjezdy pro dvě a více fakult. Kapacita je pro uvedené fakulty společná, součet nominovaných studentů se odečítá od této celkové kapacity (například je stanovena společná kapacita čtyři studenti pro dvě fakulty, pak na tuto dohodu mohou být nominováni maximálně čtyři studenti, nezáleží které z uvedených fakult se nominace týkají, kapacitu může vyčerpat i jedna z fakult).

    Při podávání žádostí jsou nabízeny pouze dohody, které pro dané univerzitní období mají definovanou fakultní výjezdní kapacitu. Fakultní kvóty se zohledňují pouze u studentů vyjíždějících na studijní pobyt. U přijíždějících studentů se kvóty všech fakult sčítají.

    Kapacita na jedné dohodě se počítá v tzv. studentoúsecích. Jeden úsek odpovídá jednomu semestru studia. Jednoroční stáž jednoho studenta odpovídá dvěma studentoúsekům, tj. pro tohoto studenta jsou z kapacity daného univerzitního období vyčerpána dvě místa. Kromě kapacity v semestrech se u dohody eviduje i kapacita v počtu míst. Ta udává maximální počet podaných nominací, respektive maximální počet podaných přihlášek na výjezd.
  • Určení koordinátorů – v této části aplikace lze k dohodě zaevidovat koordinátora zahraniční instituce. Nového koordinátora lze k dohodě přidělit přes formulář v dolní části aplikace, jehož položky se mění v závislosti na způsobu vložení osoby:

    • existující uživatel – uživatel je evidován v AIS, dohledávání probíhá pouze mezi osobami s externím pracovním poměrem evidovaném na externím subjektu Externí zahraniční univerzity. Dohledaná osoba se označí a přidá tlačítkem ;

    • nový uživatel – uživatel dosud není evidován v AIS, ve formuláři se vyplní všechny položky, tedy jméno a příjmení, e-mailová adresa (je nutná kvůli zasílání informativních zpráv), datum narození (není povinným údajem), pohlaví;

    • pouze evidenčně – ve formuláři se vyplní jméno, e-mailová adresa, funkce a telefonní číslo v mezinárodním formátu, například +420 123 456 789. Tento způsob evidence nezakládá uživatelský účet v AIS. Takový koordinátor tedy nemůže provádět nominace studentů.

    Přehled všech evidovaných koordinátorů poskytuje aplikace Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty.
  • Koordinátor STU – kontaktní osoba STU evidovaná k dohodě.

  • Upravit – přes ikonu je možné změnit koordinátora dohody, upravit poznámku nebo upravit období platnosti dohody.

Přehled dohod si mohou uživatelé AIS zobrazit v Portálu veřejných informací přes aplikaci Zahraniční dohody.